Halkla İlişkiler Personeli / Site Yönetimi

Projemax Tesis Yönetim Ve İşletim Hizmetleri A. Ş.

Projemax Tesis Yönetim A.Ş. Hakkında

Entegre tesis yönetimi sektöründe faaliyet gösteren Projemax Tesis Yönetim A.Ş.; konut siteleri, rezidanslar, toplu yaşam alanları, iş merkezleri ve farklı nitelikteki tesislere profesyonel yönetim ve işletme hizmetleri sunmaktadır.

Yönetim, halkla ilişkiler, muhasebe, teknik hizmetler, özel güvenlik, temizlik, peyzaj ve bahçe bakımı başta olmak üzere tesislerin ihtiyaç duyduğu operasyonel süreçleri bütüncül bir hizmet anlayışıyla yöneten şirketimiz; uzman kadro, düzenli denetim, şeffaf yönetim, hızlı iletişim ve sakin memnuniyeti anlayışıyla faaliyetlerini sürdürmektedir.

İstanbul genelinde yönetim hizmeti verdiğimiz site ve rezidans projelerimizde görevlendirilmek üzere; site sakinleri ile yönetim arasındaki iletişimi profesyonel, güler yüzlü ve çözüm odaklı bir anlayışla yürütecek “Site Yönetimi Halkla İlişkiler Personeli” arıyoruz.

İŞ TANIMI VE SORUMLULUKLAR
- Site sakinlerinden telefon, e-posta, WhatsApp, yönetim ofisi, site yönetim sistemi veya diğer iletişim kanalları aracılığıyla gelen talep, öneri, şikâyet ve bildirimleri karşılamak,
- Gelen talep ve şikâyetleri doğru şekilde kayıt altına almak ve sınıflandırmak,
- Talepleri konusuna göre teknik, temizlik, güvenlik, muhasebe, peyzaj veya ilgili diğer departmanlara yönlendirmek,
- İlgili birime aktarılan talebin sonuçlanmasına kadar süreci takip etmek ve gerektiğinde ilgili birimlerden bilgi almak,
- Sonuçlanan işlemler hakkında site sakinlerine zamanında geri bildirim sağlamak,
- Çözüm süresi uzayan veya tekrarlayan konuları Site/Proje Yöneticisine raporlamak,
- Site sakinleri ile yönetim arasındaki iletişimin kurumsal, saygılı, şeffaf ve çözüm odaklı şekilde yürütülmesini sağlamak,

MALİK VE KİRACI İŞLEMLERİ:
- Siteye yeni taşınacak kat maliki ve kiracıların kayıt işlemlerini gerçekleştirmek,
- Tapu, kira sözleşmesi, kimlik ve yönetim tarafından talep edilen diğer bilgi ve belgeleri teslim almak ve kontrol etmek,
- Bağımsız bölümde ikamet edecek kişilere ait iletişim ve ikamet bilgilerini yönetim sistemine kaydetmek,
- Malik, kiracı ve diğer sakinlere ait kayıtların güncel tutulmasını sağlamak,
- Dairede yaşayan kişi, araç ve iletişim bilgilerinde meydana gelen değişiklikleri sisteme işlemek,
- Siteden ayrılan malik veya kiracıların ilgili kayıtlarının güncellenmesini ve gerekli sistem iptallerinin yapılmasını sağlamak,
- Evrakların şirket ve proje prosedürlerine uygun şekilde dosyalanması ve dijital olarak arşivlenmesini gerçekleştirmek.

GİRİŞ KARTI, ARAÇ VE YETKİLENDİRME İŞLEMLERİ:
- Projenin uygulamasına göre site sakini giriş kartı, araç kartı, otopark etiketi/stickerı veya benzeri geçiş yetkilendirmelerine ilişkin işlemleri yürütmek,
- Site sakinlerinin araç/plaka bilgilerini sisteme kaydetmek ve güncel tutmak,
- Taşınan veya kullanım hakkı sona eren sakinlere ait kart, plaka veya diğer geçiş yetkilerinin ilgili birimlerle koordineli olarak iptal edilmesini sağlamak,
- Güvenlik birimiyle koordineli çalışarak sakin ve araç bilgilerinin güncelliğini takip etmek.

TAŞINMA ORGANİZASYONU:
- Siteye yapılacak taşınma ve siteden ayrılma işlemlerinin randevu ve organizasyonlarını yürütmek,
- Taşınma talebinde bulunan sakinleri proje tarafından belirlenen gün, saat ve taşınma kuralları konusunda bilgilendirmek,
- Aynı blok veya bölgede operasyonel yoğunluğa neden olabilecek taşınmaların çakışmaması için taşınma takvimini planlamak,
- Taşınma öncesinde gerekli evrak ve prosedürlerin tamamlanmasını sağlamak,
- Gerektiğinde muhasebe, güvenlik ve teknik birimlerle taşınma sürecine ilişkin koordinasyonu sağlamak,
- Nakliye araçları, servis/yük asansörü ve ortak alan kullanımıyla ilgili gerekli bilgilendirmeleri yapmak.
- Duyuru, Bilgilendirme ve Tebliğ İşlemleri
- Site Yönetimi ve Yönetim Kurulu tarafından alınan kararların sakinlere duyurulmasına destek olmak,
- Duyuru, bilgilendirme metni, uyarı ve tebliğlerin hazırlanması ve sakinlere ulaştırılması süreçlerini yürütmek,
- Yönetim tarafından onaylanan duyuruları; site yönetim sistemi, WhatsApp, SMS, e-posta, ilan panoları veya proje tarafından kullanılan diğer kanallar aracılığıyla yayınlamak,
- Teknik bakım, su veya elektrik kesintisi, ilaçlama, temizlik çalışması, sosyal tesis kullanımı, otopark düzenlemeleri ve benzeri operasyonel konularda sakinlerin zamanında bilgilendirilmesini sağlamak,
- Site sakinlerinin yönetim planı, site yaşam kuralları ve ortak alan kullanım esasları konusunda bilgilendirilmesine yardımcı olmak,
- Site yaşam kurallarına aykırı durumlarda yönetim tarafından hazırlanan uyarı ve tebliğlerin ilgili sakinlere ulaştırılmasını ve kayıt altına alınmasını sağlamak.

SİTE YAŞAM KURALLARININ TAKİBİ:
- Site sakinlerine ortak yaşam düzeni ve proje kuralları hakkında gerekli bilgilendirmeleri yapmak,
- Gürültü, tadilat saatleri, taşınma, otopark, ortak alan kullanımı, sosyal tesis kullanımı, evcil hayvanlar ve benzeri konularda projenin mevcut yaşam kuralları doğrultusunda sakinleri bilgilendirmek,
- Yönetim planına veya site yaşam kurallarına aykırı durumları ilgili yöneticiye iletmek,
- Yönetici tarafından verilen talimat doğrultusunda gerekli uyarı ve bilgilendirme süreçlerini yürütmek.

OPERASYON VE DEPARTMAN KOORDİNASYONU:
- Teknik arıza ve bakım taleplerini kayıt altına alarak teknik ekibe iletmek ve sonucunu takip etmek,
- Temizlik hizmetlerine ilişkin sakin bildirimlerini ilgili temizlik sorumlularına aktarmak,
- Güvenlik, otopark, ziyaretçi veya giriş-çıkış konularındaki bildirimleri güvenlik birimiyle koordine etmek,
- Aidat, borç/alacak, tahakkuk ve ödeme konularındaki talepleri muhasebe birimine yönlendirmek,
- Gerekli durumlarda sakinlere hesap ekstresi, ödeme kanalları veya muhasebe birimine ulaşım konusunda bilgilendirme yapmak; muhasebe personelinin yetkisindeki mali işlemleri gerçekleştirmemek,
- Projede bulunan sosyal tesisler veya ortak alanlarla ilgili rezervasyon ve kullanım süreçlerine, projenin uygulamasına göre destek olmak,
- İlgili departmanlar arasında bilgi akışının sağlıklı şekilde yürütülmesine destek olmak.

KAYIT, RAPORLAMA VE DÖKÜMANTASYON:
- Gün içerisinde alınan talep ve şikâyetlerin kayıtlarının düzenli tutulmasını sağlamak,
- Açık ve kapanmış taleplerin takibini yapmak,
- Tekrarlayan sorunları tespit ederek yönetime bildirmek,
- Gerektiğinde günlük, haftalık ve aylık halkla ilişkiler faaliyet raporları hazırlamak,
- Gelen dilekçe, talep formu, tutanak ve diğer dokümanları kayıt altına almak,
- Gelen ve giden yazışmaların takibini ve arşivlenmesini gerçekleştirmek,
- Site sakinlerine ait kişisel bilgi ve belgeleri gizlilik ve KVKK kurallarına uygun şekilde muhafaza etmek,
- Proje yöneticisinin ihtiyaç duyduğu idari rapor ve listelerin hazırlanmasına destek olmak.

ARANAN NİTELİKLER
- En az lise, tercihen ön lisans veya lisans mezunu,
- Tercihen site, rezidans, toplu konut veya profesyonel tesis yönetimi sektöründe Halkla İlişkiler, Müşteri İlişkileri,
- Yönetim Ofisi veya benzeri bir pozisyonda deneyim sahibi,
- Özellikle site yönetimi operasyonları konusunda deneyimli adaylar tercih sebebidir,
- Malik ve kiracı kayıt işlemleri, sakin talepleri, taşınma organizasyonu, duyurular ve yönetim ofisi süreçleri konusunda bilgi sahibi,
- Tercihen Kat Mülkiyeti Kanunu ve toplu yaşam alanlarının yönetim süreçleri hakkında temel bilgi sahibi,
- Site yönetim planı ve yaşam kurallarının önemini bilen,
- Site yönetim yazılımlarını kullanmaya yatkın; tercihen daha önce bu tür sistemlerden birini kullanmış,
- Microsoft Word ve Excel programlarını etkin şekilde kullanabilen,
- E-posta, WhatsApp ve dijital iletişim araçlarını profesyonel biçimde kullanabilen,
- Türkçeyi düzgün kullanan, diksiyonu ve sözlü iletişimi güçlü,
- Yazılı iletişim ve resmi/kurumsal metin oluşturma becerisi gelişmiş,
- İnsan ilişkilerinde başarılı, güler yüzlü ve temsil yeteneği yüksek,
- Site sakinlerinin farklı talep ve beklentilerine karşı sabırlı, sakin ve çözüm odaklı yaklaşabilen,
- Şikâyet yönetimi ve problem çözme becerisi gelişmiş,
- Yoğun veya stresli durumlarda profesyonel iletişim dilini koruyabilen,
- Tartışmalı durumlarda taraf olmadan, şirket ve site yönetimi prosedürleri doğrultusunda hareket edebilen,
- Görev ve yetki sınırlarını bilen; çözemediği konuları doğru yönetici veya departmana zamanında aktarabilen,
- Takip yeteneği güçlü; aldığı işi yalnızca ilgili birime iletmekle kalmayıp sonuçlanıncaya kadar takip edebilen,
- Evrak, kayıt ve arşiv düzenine önem veren,
- Dikkatli, disiplinli ve sorumluluk sahibi,
- Ekip çalışmasına ve departmanlar arası koordinasyona yatkın,
- Kişisel görünümüne ve kurumsal temsil standartlarına özen gösteren,
- Gerektiğinde projenin çalışma düzenine göre vardiyalı veya esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilecek,
- Erkek adaylar için askerlik hizmetini tamamlamış veya askerlikle ilişiği bulunmayan.

POZİSYONUN ÇALIŞMA YAPISI

Bu pozisyon klasik anlamda reklam, tanıtım veya medya ilişkileri yürüten bir Halkla İlişkiler pozisyonu değildir.

Site Yönetimi Halkla İlişkiler Personeli; site sakinleri ile yönetim arasındaki ana iletişim noktalarından biridir.

Görev; yalnızca telefon karşılamak veya gelen kişileri yönlendirmekten ibaret olmayıp;

talebin alınması → kayıt altına alınması → ilgili departmana aktarılması → sürecin takip edilmesi → çözümün kontrol edilmesi → site sakinine geri dönüş yapılması aşamalarının tamamını kapsayan aktif bir takip ve koordinasyon görevidir.

Bu nedenle adaylarımızdan güçlü iletişim becerisinin yanı sıra site yönetimi işleyişini anlayabilecek, detayları takip edebilecek, kayıt ve dokümantasyona önem verecek ve sakin memnuniyetini kurumsal prosedürler çerçevesinde yönetebilecek çalışma disiplinine sahip olmalarını bekliyoruz.

ÇALIŞMA YERİ

İstanbul Avrupa Yakası ve Anadolu Yakası

Projemax Tesis Yönetim A.Ş.'nin yönetim hizmeti sunduğu site, rezidans ve toplu yaşam projeleri.

Bu ilan belirli bir site veya projeye özel olmayıp genel Site Yönetimi Halkla İlişkiler Personeli ilanıdır.

Başvurular; adayların ikamet adresleri, ulaşım imkânları, mesleki deneyimleri ve şirketimizin mevcut proje ihtiyaçları dikkate alınarak değerlendirilecektir.

Çalışma saatleri ve haftalık çalışma düzeni, görevlendirilecek projenin çalışma sistemine göre farklılık gösterebilir.

ADAYLARIMIZDAN BEKLENTİMİZ

Projemax bünyesinde görev yapan Halkla İlişkiler Personeli, hizmet verdiğimiz projelerde Projemax Tesis Yönetim A.Ş.'nin sakinlere görünen yüzlerinden biridir.

Bu nedenle yalnızca iletişimi güçlü değil; sakinleri dikkatle dinleyen, doğru kayıt tutan, sorunları ilgili birimlere zamanında ulaştıran, süreci sonuna kadar takip eden, gerektiğinde sakinleri doğru şekilde bilgilendiren ve her koşulda kurumsal iletişim dilini koruyan ekip arkadaşlarıyla çalışmak istiyoruz.

“Talebi almak değil, çözüm sonuçlanıncaya kadar takip etmek” anlayışıyla çalışabilecek adayların başvurularını bekliyoruz.