İdari İşler Uzmanı

Ase Makine A. Ş.

1.Ofis ve Bina Yönetimi Sorumlulukları
Ofis genelinde oluşabilecek teknik arızaları (elektrik, tesisat, iklimlendirme) tespit etmek ve teknik ekipleri yönlendirerek onarım sürecini takip etmek.
Dışarıdan alınan güvenlik hizmetlerin sözleşmelere uygunluğunu denetlemek.
Güvenlik personellerinin giriş-çıkış takibini yapmak.
İş sağlığı ve güvenliği (İSG) standartlarına uygun bir çalışma ortamı sağlamak için gerekli fiziksel düzenlemeleri yapmak.
Temizlik personellerinin takibini yapmak.
2. Tedarik ve Satın Alma Süreçleri
Mutfak, kırtasiye ve temizlik malzemesi ihtiyaçlarını düzenli olarak kontrol etmek ve satın alma taleplerini oluşturmak.
Envanter takibi yapmak; demirbaşların zimmet kayıtlarını tutmak ve periyodik sayımlarını gerçekleştirmek.
Tedarikçi firmalarla (kargo, internet, GSM, kırtasiye vb.) fiyat pazarlıklarını yürütmek ve hizmet kalitesini periyodik olarak değerlendirmek.
3. Ulaşım ve Filo Yönetimi
Şirket araçlarının periyodik bakımlarını, sigorta (kasko/trafik) işlemlerini ve muayene tarihlerini takip etmek.
Personel servis güzergâhlarını optimize etmek, servis şoförleri ile iletişimi yönetmek ve aksaklıkları gidermek.
Şehir içi ve dışı kurye/kargo süreçlerini organize etmek.
4. Seyahat ve Organizasyon Yönetimi
Şirket çalışanlarının yurt içi ve yurt dışı seyahatlerinde; uçak bileti, otel rezervasyonu ve transfer işlemlerini gerçekleştirmek.
Toplantı odalarının rezervasyonlarını yönetmek, şirket içi etkinlik (kutlama, eğitim, organizasyon) hazırlıklarını yapmak.
5. Dokümantasyon ve Raporlama
Gelen ve giden tüm evrak/posta trafiğini yönetmek ve ilgili birimlere dağıtımını sağlamak.
İdari işler bütçesini takip etmek; faturaların doğruluğunu teyit ederek muhasebe birimine iletmek.
Aylık operasyonel gider raporlarını (yakıt, mutfak, kırtasiye vb.) hazırlamak.
Organizasyon Yeteneği: Aynı anda birden fazla işi (multitasking) öncelik sırasına göre yürütebilme.
İletişim Becerisi: Farklı birimler ve dış tedarikçilerle nazik ama sonuç odaklı iletişim kurabilme.
Takip ve Kontrol: Verilen işlerin ve rutin süreçlerin bitiş tarihlerine sadık kalarak takip edilmesi.