İdari Ofis Ve Sekreterya Destek Personeli

Fon Ambalaj Sanayi

Gıda ile temas eden IML enjeksiyon plastik ambalaj üretimi gerçekleştiren firmamızın idari ofis bölümünde görevlendirilmek üzere; sekreterya ve ofis destek hizmetlerini yürütecek, misafir karşılama ve ikram hizmetlerini gerçekleştirecek, idari ofislerin genel temizlik ve düzeninden sorumlu olacak İdari Ofis ve Sekreterya Destek Personeli arıyoruz.

GENEL NİTELİKLER
• Tercihen sekreterya, danışma, ofis destek, ikram veya benzeri görevlerde deneyimli,
• Telefon trafiğini ve ziyaretçi karşılamayı düzenli şekilde yürütebilecek,
• Gelen misafirleri güler yüzlü ve kurumsal bir şekilde karşılayabilecek,
• Çay, kahve ve diğer ikramların hazırlanması ve servisinde görev alabilecek,
• Ofis, toplantı odası, mutfak ve ortak kullanım alanlarının temizlik ve düzenini sağlayabilecek,
• Temizlik ve hijyen konusunda kati suretle titiz,
• Kişisel bakımına ve dış görünümüne kati suretle özen gösteren,
• İletişim becerileri güçlü, güler yüzlü ve nazik,
• İş takibi ve organizasyon yeteneği bulunan,
• Gizlilik kurallarına önem veren,
• Dikkatli, temiz, düzenli, disiplinli ve sorumluluk sahibi,
• Ekip çalışmasına yatkın,
• Sigara kullanımı olmayan,
• İş devamlılığına ve çalışma disiplinine önem veren çalışma arkadaşı arıyoruz.

İŞ TANIMI VE SORUMLULUKLAR
SEKRETERYA VE TELEFON TRAFİĞİ
• Şirkete gelen telefonları kurumsal iletişim kurallarına uygun şekilde karşılamak.
• Gelen çağrıları doğru kişi veya departmana yönlendirmek.
• İlgili kişinin müsait olmadığı durumlarda arayan kişinin adı-soyadı, firma adı, iletişim bilgisi ve arama nedenini kayıt altına almak.
• Alınan mesajları zamanında ilgili kişilere iletmek.
• Şirket telefon rehberinin ve gerekli iletişim bilgilerinin güncel tutulmasına destek olmak.
• Gerektiğinde şirket içi telefon ve iletişim organizasyonuna destek vermek.
ZİYARETÇİ VE MİSAFİR KARŞILAMA
• Şirkete gelen ziyaretçi ve misafirleri güler yüzlü ve profesyonel şekilde karşılamak.
• Ziyaret nedenini ve görüşülecek kişiyi öğrenerek ilgili personele bilgi vermek.
• Misafirleri bekleme veya toplantı alanlarına yönlendirmek.
• Ziyaretçilerin bekleme sürelerinde gerekli ikramları hazırlamak.
• Toplantı öncesinde toplantı odasının hazır ve düzenli olmasını sağlamak.
• Şirketin ilk karşılaşma noktalarından biri olduğunun bilinciyle kurumsal temsil kurallarına uygun hareket etmek.
ÇAY, KAHVE VE İKRAM HİZMETLERİ
• İdari ofis çalışanlarının günlük çay, kahve, su ve benzeri ikram ihtiyaçlarını düzenli şekilde karşılamak.
• Gelen misafir ve ziyaretçilere gerekli ikramları hazırlamak ve servis etmek.
• Toplantılardan önce gerekli çay, kahve, su ve diğer ikram hazırlıklarını yapmak.
• Toplantı sırasında gerektiğinde ikram servisini gerçekleştirmek.
• Kullanılan bardak, fincan, tabak ve servis ekipmanlarını zamanında toplamak ve temizlemek.
• Çay/kahve hazırlama alanını sürekli temiz, hijyenik ve düzenli tutmak.
• Çay, kahve, şeker, su, peçete ve benzeri ikram malzemelerinin stoklarını takip etmek.
• Eksilen malzemeleri zamanında ilgili sorumluya bildirmek.
• Servis ekipmanlarının temiz ve kullanılabilir durumda olmasını sağlamak.
İDARİ OFİS TEMİZLİĞİ VE DÜZENİ
• İdari ofislerin günlük genel temizliğini yapmak.
• Masa ve çalışma alanlarının çevresini, dolapların dış yüzeylerini ve ortak kullanım alanlarını temiz ve düzenli tutmak.
• Koridor, bekleme alanı ve diğer idari ofis ortak alanlarının temizliğini sağlamak.
• Çöp kovalarını düzenli olarak boşaltmak ve temizlemek.
• Kapı, cam, yüzey ve sık temas edilen noktaların periyodik temizliğini yapmak.
• Ofis alanlarının gün içerisinde temiz ve düzenli kalmasını takip etmek.
• Temizlik sırasında çalışanların özel evraklarına ve çalışma düzenine dikkat etmek.
• Masa üzerindeki evrak, dosya ve kişisel malzemelerin yerlerini izinsiz değiştirmemek.
• Temizlik faaliyetlerini ofis çalışmalarını mümkün olduğunca aksatmayacak şekilde yürütmek.
TOPLANTI ODALARININ HAZIRLANMASI
• Toplantı odalarını toplantı öncesinde temizlemek ve düzenlemek.
• Masa ve sandalyelerin düzenini kontrol etmek.
• Toplantı için gerekli su, bardak, peçete ve ikram malzemelerini hazırlamak.
• Toplantı sonrasında kullanılan servis ekipmanlarını toplamak.
• Toplantı odasını bir sonraki kullanım için tekrar temiz ve düzenli hale getirmek.
• Toplantı odasında tespit edilen eksiklikleri ilgili sorumluya bildirmek.
OFİS MUTFAĞI VE İKRAM ALANLARI
• Ofis mutfağı ve çay/kahve hazırlama alanının günlük temizliğini yapmak.
• Tezgâh, lavabo, dolap ve kullanılan ekipmanları temiz ve hijyenik tutmak.
• Buzdolabı ve diğer mutfak ekipmanlarının düzenini takip etmek.
• Son kullanma tarihi geçmiş veya kullanıma uygun olmayan gıda/ikram malzemelerini ilgili sorumluya bildirmek.
• Mutfak çöplerini düzenli olarak uzaklaştırmak.
• Kullanılan temizlik malzemeleri ile gıda ve ikram malzemelerini ayrı alanlarda muhafaza etmek.
OFİS SARF VE İKRAM MALZEMELERİNİN TAKİBİ
• Çay, kahve, şeker, su, peçete, kâğıt havlu ve benzeri malzemelerin stoklarını takip etmek.
• Temizlik malzemelerinin eksiklerini takip etmek.
• Malzemeler kritik seviyeye gelmeden ilgili sorumluya bilgi vermek.
• Gelen malzemelerin düzenli şekilde yerleştirilmesine destek olmak.
• Gereksiz tüketim ve israfın önlenmesine dikkat etmek.

KARGO, EVRAK VE OFİS DESTEĞİ
• Gerektiğinde gelen kargo ve evrakların ilgili kişi veya departmanlara ulaştırılmasına destek olmak.
• Şirket içerisinde gerekli evrakların ilgili birimlere iletilmesine yardımcı olmak.
• Fotokopi, çıktı alma, dosyalama ve benzeri basit ofis işlerine gerektiğinde destek vermek.
• Şirket içi organizasyon ve toplantı hazırlıklarında İdari İşler birimine destek olmak.
HİJYEN VE İŞ GÜVENLİĞİ
• Temizlik kimyasallarını kullanım talimatlarına uygun şekilde kullanmak.
• Temizlik malzemelerini çay, kahve ve diğer tüketim malzemelerinden ayrı muhafaza etmek.
• Islak zemin oluşması halinde gerekli uyarı işaretlerini kullanmak.
• Temizlik ekipmanlarını kullanım sonrasında temizleyerek belirlenen alanlara kaldırmak.
• Şirketin BRCGS Packaging Materials, GMP, hijyen ve İş Sağlığı ve Güvenliği kurallarına uygun hareket etmek.
• Hijyen veya güvenlik açısından risk oluşturabilecek durumları ilgili sorumluya bildirmek.
GİZLİLİK VE KURUMSAL DAVRANIŞ
• İdari ofis içerisinde görülen veya duyulan şirkete, personele, müşterilere ve yönetime ait özel bilgilerin gizliliğini korumak.
• Masa üzerinde bulunan evrak, teklif, sözleşme, finansal belge ve diğer şirket dokümanlarını incelememek veya üçüncü kişilerle paylaşmamak.
• Misafir ve çalışanlarla saygılı, nazik ve profesyonel iletişim kurmak.
• Şirket içerisinde yaşanan özel veya ticari konuları şirket dışındaki kişilerle paylaşmamak.
• Şirketin kurumsal temsil ve davranış kurallarına uygun hareket etmek.