Operasyon Ve Süreç Takip Sorumlusu

Lemm Impex İç Ve Dış Ticaret

Tedarik, Üretim, Dokümantasyon ve İş Takibi

Sektör: Çikolata, Gıda & Endüstriyel Kalıp Üretimi
Çalışma Şekli: Tam Zamanlı

Pozisyon Hakkında

Şirketimizin devam eden ürün geliştirme, üretim, tedarik, ambalaj, kalıp ve operasyon süreçlerinin düzenli şekilde takip edilmesini sağlayacak; açık işlerin yalnızca kayıt altına alınmasından değil, zamanında sonuçlandırılmasından da sorumlu olacak Operasyon ve Süreç Takip Sorumlusu arıyoruz.

Bu pozisyon; şirket içi ekipler, üreticiler, tedarikçiler, matbaalar, kalıp üreticileri, lojistik firmaları ve fikri mülkiyet danışmanları arasında koordinasyonu sağlayarak yönetimin operasyonel süreçler üzerindeki kontrolünü güçlendirecektir.

Pozisyonun temel amacı; “hangi iş, kimde, hangi aşamada, ne zaman tamamlanacak?” sorularının her zaman net olarak cevaplanabilmesini sağlamaktır.

Görev ve Sorumluluklar

İş, Termin ve Süreç Takibi

* Devam eden operasyonel işlerin günlük ve haftalık takibini yapmak,
* Görevlerin sorumlularını, hedef tarihlerini ve mevcut durumlarını kayıt altında tutmak,
* Gecikme riski bulunan işleri önceden tespit ederek ilgili kişi ve yöneticileri bilgilendirmek,
* Tedarikçi, üretici ve ekiplerden beklenen işleri düzenli olarak takip etmek,
* Kritik terminler, toplantılar, numune onayları, teslimatlar ve yapılması gereken işlemler konusunda proaktif hatırlatmalar yapmak,
* Açılan işlerin tamamlanmasına kadar süreci takip etmek ve sonuçlandırılmasını sağlamak.

Pazar ve Tedarikçi Araştırması

* Yeni geliştirilecek ürünler, hammaddeler, ambalajlar, makineler, kalıplar ve diğer ihtiyaçlar için alternatif tedarikçi ve üreticileri araştırmak,
* Yurtiçi ve gerektiğinde yurtdışı kaynaklardan tedarikçi araştırması yapmak,
* Teknik özellik, MOQ, termin süresi, numune, fiyat ve ödeme koşullarını toplamak,
* Alınan teklifleri karşılaştırmalı tablolar halinde hazırlayarak yönetime sunmak,
* Alternatif tedarik kaynakları oluşturarak şirketin tek tedarikçiye bağımlılığını azaltmaya destek olmak.

Üretim, Matbaa ve Kalıp Süreçleri

* Matbaaya gönderilen kutu, ambalaj, etiket ve diğer baskılı materyallerin üretim süreçlerini takip etmek,
* Numune, renk, baskı ve üretim onaylarının zamanında alınmasını koordine etmek,
* Çikolata ve endüstriyel kalıp projelerinin üretim terminlerini takip etmek,
* Yeni ürün geliştirme süreçlerinde üretici ve tedarikçilerle gerekli koordinasyonu sağlamak,
* Üretim ve numune süreçlerinde yaşanan gecikme veya uygunsuzlukları ilgili yöneticilere raporlamak.

Satınalma, Lojistik ve Teslimat Organizasyonu

* Satın alınan ürün, malzeme, numune ve ekipmanların teslimat süreçlerini takip etmek,
* Kargo, nakliye ve gerektiğinde kurye organizasyonlarını yapmak,
* Malzemelerin doğru adrese, doğru zamanda ve eksiksiz şekilde ulaşmasını kontrol etmek,
* Açık siparişlerin ve bekleyen teslimatların güncel durumunu takip etmek.

Dokümantasyon ve Dijital Arşiv Yönetimi

* Pozisyonun sorumluluğundaki operasyonel süreçlere ait;
* teklifleri,
* sipariş belgelerini,
* irsaliye ve fatura nüshalarını,
* teknik föyleri,
* tedarikçi bilgilerini,
* numune ve ürün kayıtlarını,
* sözleşme ve ilgili operasyon belgelerini
düzenli şekilde dijital ortamda arşivlemek,
* Belgelerin kolay ulaşılabilir ve güncel tutulmasını sağlamak,
* Tedarikçi, ürün ve proje bazında düzenli bir dokümantasyon sistemi oluşturmak.

Fikri ve Sınai Mülkiyet Süreçleri

* Yeni ürün, ambalaj ve kalıp tasarımlarına ilişkin dosyaları ilgili patent/marka vekili veya danışmanlara iletmek,
* Tasarım tescili, marka, patent ve ilgili başvuruların durumlarını takip etmek,
* Başvuru, ilan, eksik evrak, yenileme ve tescil aşamalarını kayıt altında tutmak,
* Kritik tarihler ve yapılması gereken işlemler konusunda yönetime hatırlatma yapmak.

Raporlama

* Açık iş ve bekleyen görev raporları hazırlamak,
* Devam eden üretimlerin ve siparişlerin durumunu raporlamak,
* Tedarikçi teklif ve fiyat karşılaştırmaları hazırlamak,
* Yaklaşan kritik terminleri yönetime bildirmek,
* Haftalık operasyon durum özetleri hazırlamak.

Aranan Nitelikler

* Tercihen üniversitelerin lisans veya ön lisans programlarından mezun,
* Üretim takibi, operasyon, satınalma, tedarik, proje koordinasyonu veya benzer alanlarda tercihen en az 1-2 yıl deneyimli,
* Aynı anda birden fazla işi ve projeyi takip edebilecek organizasyon yeteneğine sahip,
* Çok güçlü iş takip ve sonuçlandırma disiplinine sahip,
* Detaylara önem veren ve unutulabilecek konuları proaktif olarak hatırlatabilen,
* İnternet ve sektör kaynakları üzerinden hızlı ve doğru tedarikçi/pazar araştırması yapabilen,
* Fiyat tekliflerini ve ticari koşulları karşılaştırabilecek analitik düşünme becerisine sahip,
* MS Excel’i iyi düzeyde kullanabilen, düzenli takip tabloları ve raporlar oluşturabilen,
* E-posta, telefon ve dijital iletişim kanalları üzerinden tedarikçilerle aktif takip yapabilecek,
* Matbaa, ambalaj üreticisi, fason üretici, kalıp üreticisi, lojistik firması ve benzeri dış paydaşlarla koordinasyon sağlayabilecek,
* Yazılı ve sözlü iletişimi güçlü,
* Yoğun ve dinamik çalışma temposuna uyum sağlayabilecek,
* Sorumluluk aldığı işi takip ederek sonuçlandırma alışkanlığına sahip.

Tercih Sebebi Olabilecek Özellikler

* İngilizce kaynaklardan ürün ve tedarikçi araştırması yapabilecek seviyede İngilizce bilgisi,
* Gıda, çikolata, ambalaj, matbaa veya plastik/kalıp sektörlerinden birinde deneyim,
* ERP, CRM veya görev/proje takip programları kullanmış olmak,
* Yurtdışı tedarikçi araştırması veya ithalat/ihracat operasyonlarına aşinalık.

Aradığımız Kişi

Bu pozisyonda yalnızca verilen işleri yapan değil;

işleri takip eden, gecikmeleri önceden fark eden, ilgili kişileri harekete geçiren, yönetime zamanında bilgi veren ve başladığı işi sonuçlanana kadar takip eden bir ekip arkadaşı arıyoruz.

Bir işin kendisine hatırlatılmasını beklemek yerine, hatırlatan ve süreci ilerleten kişi olması bu pozisyonun en önemli kriterlerinden biridir.