Yönetici Asistanı

Melek Balığı Eğitim Bilişim İletişim Ve Danışmanlık

Sekreter / İdari Koordinasyon Sorumlusu Aranıyor

Kurumsal danışmanlık ve eğitim organizasyonları alanında faaliyet gösteren şirketimiz bünyesinde; randevu sistemimizi düzenleyebilecek, danışan iletişimini güçlü şekilde yürütebilecek, idari süreçleri titizlikle takip edebilecek ve operasyonel akışı organize edebilecek bir Sekreter / İdari Koordinasyon Sorumlusu arıyoruz.

Aradığımız adayın; iletişim yönü kuvvetli, çözüm odaklı, yüksek enerjili, pozitif bakış açısına sahip, planlama ve organizasyon becerileri gelişmiş bir yapıda olması bizim için önemlidir.

Pozisyon, ağırlıklı olarak uzaktan çalışma düzenine uygun olmakla birlikte, işin gerektirdiği bazı günlerde ofiste aktif bulunmayı ve esnek çalışma saatlerine uyum sağlamayı gerektirmektedir.

Görev Tanımı

Bu pozisyonda görev alacak kişinin sorumlulukları arasında:
• Şirketin randevu ve görüşme sistemini düzenli, verimli ve sürdürülebilir şekilde yönetmek,
• Danışanlarla telefon, mesaj ve diğer iletişim kanalları üzerinden profesyonel iletişim kurmak,
• Günlük idari işleri takip etmek, çözümlemek ve sonuçlandırmak,
• Şirket içi iş akışını desteklemek ve gerekli koordinasyonu sağlamak,
• Eğitim ve organizasyon süreçlerinde operasyonel planlamayı yürütmek,
• Otel organizasyonları, nakliye süreçleri, ürün yerleşimi ve eğitim servis akışını planlamak ve takip etmek,
• Eğitim öncesi ve sonrası tüm lojistik sürecin sorunsuz ilerlemesini sağlamak,
• Ürünlerin otele ulaştırılması, düzenlenmesi, eğitim sonunda toplanması, paketlenmesi ve aynı nakliye planı ile tekrar ofise gönderilmesini organize etmek,
• Şirket ajandasını, iki yöneticinin bireysel ajandalarıyla birlikte senkronize biçimde planlamak ve yönetmek,
• Toplantı, eğitim, görüşme ve günlük iş akışlarını çakışmasız biçimde koordine etmek,
• Gerekli listeleri, tabloları, iş takip dökümlerini ve raporlamaları düzenli şekilde hazırlamak yer almaktadır.

Aranan Nitelikler
• Sekreterya, idari işler, asistanlık veya koordinasyon alanlarında deneyimli ya da bu alanda güçlü yetkinlik sahibi,
• İletişim becerisi yüksek, insan ilişkilerinde başarılı, güler yüzlü ve temsil yeteneği güçlü,
• Diksiyonu düzgün, hitabı kuvvetli, kibar ve profesyonel konuşma becerisine sahip,
• Danışan ve iş ortaklarıyla olumlu, çözüm odaklı ve güven veren bir iletişim kurabilen,
• Planlama, organizasyon ve takip becerisi güçlü,
• Aynı anda birden fazla işi yönetebilecek dikkat ve koordinasyon becerisine sahip,
• Yoğun iş temposunda önceliklendirme yapabilen ve süreçleri düzen içinde sürdürebilen,
• Ast-üst ilişkisini bilen, iş disiplini yüksek ve kurumsal çalışma yapısına uyum sağlayabilen,
• Sorumluluk sahibi, inisiyatif alabilen ve iş sonuçlandırma becerisi güçlü,
• Esnek çalışma saatlerine uyum gösterebilen,
• Uzaktan çalışma düzeninde yüksek verimle ilerleyebilen,
• Gerektiğinde ofis içi düzene ve fiziksel organizasyon süreçlerine destek verebilecek,
• Microsoft Word, Excel ve benzeri ofis programlarını etkin şekilde kullanabilen,
• Liste hazırlama, veri takibi, ajanda yönetimi ve yazılı düzen kurma konusunda titiz çalışan adayların başvurularını bekliyoruz.

Tercihen
• Eğitim, organizasyon, danışmanlık, etkinlik yönetimi veya hizmet sektöründe deneyim sahibi,
• Takvim yönetimi ve çoklu ajanda koordinasyonu konusunda tecrübeli,
• Lojistik, otel organizasyonu ve operasyon takibi gibi süreçlerde görev almış,
• Hem insan ilişkileri hem de sistem kurma becerisi güçlü adaylar öncelikli olarak değerlendirilecektir.

Çalışma Şekli
• Ağırlıklı olarak evden/uzaktan çalışma
• Gerektiğinde ofiste aktif çalışma
• Esnek çalışma saatlerine uyum

Aradığımız Profil

Bu pozisyonda yalnızca klasik sekreterya görevlerini yerine getirecek bir ekip arkadaşı değil; aynı zamanda işleri sahiplenebilen, düzen kurabilen, iletişimi güçlü, çözüm üretebilen ve şirketin günlük operasyon akışına gerçek anlamda katkı sağlayabilecek bir çalışma arkadaşı arıyoruz.

İşini seven, insanlarla iletişim kurmaktan memnuniyet duyan, yüksek enerjisini çalışma disiplinine yansıtabilen ve detayları başarıyla yönetebilen adaylarla tanışmak isteriz.