Genel Müdür Yardımcısı Asistanı

Bakırsan Grup

Genel Müdür Yardımcısı Asistanı – Operasyon Takip ve Koordinasyon

Şirketimizin farklı departmanlarında yürütülen işlerin düzenli olarak takip edilmesi, departmanlar arası koordinasyonun sağlanması ve Genel Müdür Yardımcısının günlük iş süreçlerine destek verilmesi amacıyla Genel Müdür Yardımcısı Asistanı – Operasyon Takip ve Koordinasyon pozisyonunda görev alacak çalışma arkadaşı arıyoruz.

Görev ve sorumluluklar

* Genel Müdür Yardımcısının günlük çalışma programını, toplantılarını ve ajandasını organize etmek,
* Şirket departmanlarında devam eden işlerin, projelerin ve verilen görevlerin takibini yapmak,
* Toplantılarda alınan kararları ve aksiyonları kayıt altına almak,
* Belirlenen işlerin sorumlu kişiler tarafından zamanında tamamlanmasını takip etmek,
* Geciken veya aksayan işler hakkında Genel Müdür Yardımcısını bilgilendirmek,
* Departmanlardan düzenli olarak bilgi ve rapor toplamak,
* Toplanan verileri Excel kullanarak düzenlemek, analiz etmek ve yönetime raporlamak,
* Haftalık ve aylık iş takip raporları hazırlamak,
* Departmanlar arası iletişim ve koordinasyona destek olmak,
* Toplantı gündemlerini hazırlamak ve toplantı sonrasında aksiyon listelerini paylaşmak,
* E-posta, telefon, yazışma ve gerekli doküman süreçlerini yönetmek,
* Yönetim tarafından verilen görevlerin sonuçlandırılmasını takip etmek,
* Gizlilik gerektiren şirket ve yönetim bilgilerini titizlikle korumak.

Aranan nitelikler

* Üniversitelerin tercihen İşletme, İktisat, Endüstri Mühendisliği, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı, Halkla İlişkiler veya ilgili bölümlerinden mezun,
* Benzer bir pozisyonda tercihen en az 2 yıl deneyimli,
* Microsoft Excel’i iyi seviyede kullanabilen,
* Excel’de tablo oluşturma, filtreleme, sıralama, temel ve orta seviye formüller, koşullu biçimlendirme, grafik ve PivotTable kullanımı konusunda bilgili,
* Microsoft Word, PowerPoint, Outlook ve diğer ofis programlarına hâkim,
* İnsan ilişkileri ve iletişim becerileri güçlü,
* Farklı departmanlar ve yöneticilerle etkili iletişim kurabilen,
* İş takibi, planlama ve organizasyon becerisi yüksek,
* Aynı anda birden fazla işi takip edebilen,
* Detaylara önem veren, düzenli ve sonuç odaklı,
* Raporlama ve yazılı iletişim becerileri gelişmiş,
* Sorumluluk sahibi ve gerektiğinde inisiyatif alabilen,
* Yoğun çalışma temposuna uyum sağlayabilen,
* Temsil yeteneği güçlü,
* Gizlilik ilkesine önem veren.

Tercih sebebi olacak özellikler

* Proje veya operasyon takibi konusunda deneyim sahibi olmak,
* İleri seviyede Excel bilgisine sahip olmak,
* CRM, ERP veya görev takip programlarından birini kullanmış olmak,
* Yönetici asistanlığı veya üst düzey yöneticiyle çalışma deneyimine sahip olmak,
* Raporlama ve sunum hazırlama konusunda deneyimli olmak.

Bu pozisyonda en az şu Excel becerileri aranmaktadır:

* EĞER / IF
* ÇOKEĞER / IFS
* DÜŞEYARA / VLOOKUP veya XLOOKUP
* ETOPLA / SUMIF
* ÇOKETOPLA / SUMIFS
* Tarih ve gün hesaplamaları
* Filtreleme ve sıralama
* Koşullu biçimlendirme
* PivotTable
* Grafik hazırlama
* Görev ve termin takip tabloları oluşturma