Yönetici Asistanı

ACİL İLAN

Quantum Aesthetics

İş Tanımı

Şirket yönetiminin günlük iş süreçlerini ve operasyonel ihtiyaçlarını yakından takip edecek, yönetim ile şirket içi ve dışı paydaşlar arasındaki koordinasyonu sağlayacak Yönetici Asistanı arıyoruz.

Genel Sorumluluklar;

• Yönetimin günlük iş ve operasyonlarının planlanması, takibi ve koordinasyonunun sağlanması,
• Yönetimin talep ettiği işlerin ilgili kişi ve departmanlarla iletişim halinde yürütülmesi ve sonuçlandırılması,
• Toplantı, görüşme, seyahat, etkinlik ve organizasyonların planlanması ve takibi,
• Yönetim adına tedarikçi, hizmet sağlayıcı ve iş ortaklarıyla iletişim kurulması,
• İhtiyaçlar doğrultusunda tedarikçi araştırılması, tekliflerin alınması ve fiyat karşılaştırmalarının hazırlanması,
• Satın alma, ödeme, fatura ve avans süreçlerinin ilgili birimlerle koordineli şekilde takip edilmesi,
• Şirket araçlarının kiralama, teslim, iade, bakım, servis ve diğer operasyonel süreçlerinin takip edilmesi,
• Ofisin günlük ihtiyaçlarının ve idari işlerinin takip edilmesi,
• Promosyon ürünleri, şirket malzemeleri ve diğer operasyonel ihtiyaçların stok ve dağıtım süreçlerinin takip edilmesi,
• İnsan kaynakları süreçlerinde işe alım, aday takibi, mülakat organizasyonu, işe giriş ve işten çıkış süreçlerine destek verilmesi,
• Yeni çalışanların araç, bilgisayar, telefon, e-posta ve sistem erişimlerinin koordinasyonunun sağlanması,
• Şirket içi kayıt, dosya, takip tabloları ve ilgili sistemlerin düzenli olarak güncel tutulması,
• Kurye, kargo, araç, teknik servis ve benzeri günlük operasyonların organize edilmesi,
• Yönetimin özel ve kurumsal talepleri doğrultusunda araştırma, fiyat alma, organizasyon ve lojistik süreçlerinin yürütülmesi,
• Günlük iş akışında ortaya çıkan ihtiyaç ve problemlerin hızlı şekilde çözülmesi ve gerekli aksiyonların alınması,
• Yönetimin iş yükünü azaltacak şekilde süreçlerin önceden planlanması, takip edilmesi ve sonuçlandırılması.

Aranan Nitelikler

• Üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun,
• Yönetici asistanlığı, üst düzey yönetici asistanlığı, ofis yönetimi veya benzer pozisyonlarda deneyimli,
• MS Office ve Google Workspace programlarını etkin kullanabilen,
• Organizasyon ve takip becerisi güçlü,
• Planlama, önceliklendirme ve zaman yönetimi konusunda başarılı,
• Aynı anda birden fazla işi takip edebilen ve sonuçlandırabilen,
• Güçlü iletişim ve koordinasyon becerilerine sahip,
• Problem çözme ve inisiyatif alma yeteneği gelişmiş,
• Detaylara önem veren, düzenli ve sonuç odaklı,
• Gizlilik ve iş disiplinine önem veren,
• Tedarikçi, çalışan ve farklı departmanlarla profesyonel iletişim kurabilen.

Çalışma Yeri

Şirketimiz mevcut lokasyonunda Bağdat Caddesi'nde faaliyet göstermektedir. Yaklaşık 1–1,5 ay süreyle çalışmalarımız mevcut lokasyondan sürdürülecek olup, sonrasında İTower Plaza, Şişli lokasyonuna taşınılacaktır. Taşınma sonrasında çalışma lokasyonu İTower Plaza olacaktır.
Şişli ve çevresinde ikamet eden veya İTower Plaza lokasyonuna ulaşım konusunda sorun yaşamayacak adaylar tercih sebebidir.