Yönetici Yardımcısı

Fuar Dizayn Dekorasyon

Pozisyon Bilgileri

Sektör: Fuar Stand Tasarımı, Mimari Tasarım, Uygulama, Mobilya & Aksesuar
Departman: Genel Yönetim
Bağlı Olduğu Pozisyon: Mesul Müdür
Çalışma Şekli: Tam Zamanlı (esnek mesai)
Lokasyon: İstanbul Arnavutköy - Hadımköy (Avrupa Yakası)

Aday Kriterleri

Tecrübe: 3 – 5 yıl
Eğitim: Üniversite mezunu (önlisans veya lisans)
Yabancı Dil: İyi düzeyde İngilizce (yazılı/sözlü)
Askerlik Durumu: Erkek adaylar için askerlikle ilişiği bulunmamalı
Ehliyet: B sınıfı (tercih sebebi)

Pozisyon Özeti

Mesul Müdüre direkt bağlı çalışacak, yönetimsel süreçlerin akışını sağlayacak ve dış paydaşlarla iletişimin profesyonel yürütülmesinden sorumlu olacak deneyimli bir Yönetici Yardımcısı arıyoruz. Bu pozisyon klasik bir asistan rolü değildir; günlük operasyonel kararların filtrelenmesi, yönetim toplantılarının organize edilmesi ve dış iletişim kanallarının disiplinli yönetimini içeren stratejik bir destek pozisyonudur.

Sorumluluklar

İletişim ve Filtreleme

• Mesul Müdür'e gelen tüm dış aramaları filtrelemek; uygun kişiye yönlendirmek veya planlamaya almak.
• Tedarikçi, müşteri ve iş ortağı görüşmelerini protokol çerçevesinde yürütmek, yazılı planlamayı koordine etmek.
• Gün sonu raporu hazırlamak: gelen aramalar, takip edilecek konular, açık görevler.

Toplantı ve Takvim Yönetimi

• Mesul Müdür ve üst yönetim takviminin koordinasyonu.
• Haftalık ve aylık yönetim toplantılarının organizasyonu.
• Toplantı tutanaklarının yazılı tutulması ve karar takip listesinin yönetimi.
• Aksiyon listelerinin haftalık güncellenmesi.

Belge ve Raporlama

• Yönetim sunumları için içerik derlemesi ve hazırlık.
• Sözleşme, NDA ve resmi belgelerin imza-takip-arşiv süreçlerinin yürütülmesi.
• Yönetimden talep edilen analizlerde araştırma ve raporlama desteği.

Operasyonel Destek

• Yurtiçi ve yurtdışı seyahat organizasyonu.
• Misafir ağırlama, toplantı lojistiği ve ziyaretçi koordinasyonu.
• Özel proje takibinde yönetime asistanlık.

Aranan Nitelikler

• Üniversitelerin İşletme, İktisat, İletişim, Uluslararası İlişkiler veya benzeri bölümlerinden mezun.
• Yönetici asistanlığı, ofis koordinatörlüğü veya benzer pozisyonda en az 3 yıl deneyim.
• MS Office (özellikle Excel, Outlook, PowerPoint) programlarını ileri düzeyde kullanan.
• İyi düzeyde İngilizce, uluslararası iletişim sürdürebilecek seviye.
• Yüksek soğukkanlılık ve baskı altında karar verebilme yetisi.
• Net iletişim becerisi, Karşı taraf ısrarcı veya talep edici olsa bile prosedürel cevap verebilen.
• Disiplinli iz bırakma alışkanlığı, Tüm iletişimi yazılı raporlayan, takvim ve görev defteri tutan.
• Bağımsız çalışabilme, Sürekli yönlendirme beklemeden inisiyatif alıp, gün sonunda toplu raporlama yapabilen.
• Sınır koyabilme, Gerektiğinde nazikçe ama net şekilde "hayır" diyebilen.
• Gizlilik bilinci, Stratejik ve finansal konularda mutlak gizlilik tutabilen.
• Yüksek detay hassasiyeti, Sayı, tarih, vade, isim gibi verilerde hata payı düşük.
• Esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilen.

Tercih Sebepleri

• CRM, ERP veya muhasebe yazılımı kullanım deneyimi.
• Üretim/sanayi/proje bazlı sektörlerde yönetici asistanlığı tecrübesi.
• Toplantı tutanağı tutma ve kurumsal raporlama deneyimi.

Kullanılan Sistemler / Araçlar
MS Office uygulamaları, Outlook, takvim/proje yönetim araçları, ERP yazılımları

Yan Haklar
• Servis
• Yemek Kartı
• Tamamlayıcı Sağlık Sigortası