Etkili Sunum Nasıl Hazırlanır?

Etkileyici girişlerden izleyici etkileşimine kadar etkili sunum hazırlama, iletilmek istenen mesajın beklenen etkiyi göstermesinde en önemli role sahiptir. Etkili sunum hazırlama teknikleri ardında yatan kilit noktaları öne çıkararak yalnızca mesajın yerine ulaşmasını değil, kalıcı etki bırakan bir anlatı oluşturulmasını da sağlayabilirsiniz. Peki, sunum nasıl hazırlanır? İşte sizi ve çalışanlarınızı bir adım öne çıkaracak etkili sunum özellikleri ve yöntemleri!

Sunumun Amacı Belirleyin

Güçlü ve akılda kalıcı bir sunum, konu açısını belirleme, amaca karar verme, sağlam bir yapı ve taslak oluşturma ile başlar. Bu aşamada sunum konusuna ait bir taslak belirlemek önemlidir. Anlatılacak konu hakkında derinlemesine araştırma yapmak, belirli bir soruna odaklanmak ve benzersiz bir açı yakalamak bu aşamadaki adımlarınız arasındadır. Oluşturduğunuz her sunum için aklınızda nihai hedef ve amaç böylelikle şekillenir.

Her sunumun hedefi aşağıdaki amaçlardan biri ile özetlenebilir:

• Bilgilendirmek
• Eğlendirmek
• İlham vermek
• İkna etmek

Bu dört kombinasyon etkili sunum hazırlama yolunda amaçları belirler. Sunumun amacını tam olarak belirlemek fikri, konuyu, taslağı ve yapıyı daha kolay oluşturmanızı sağlar.

Hedef Kitleyi Tanımlayın

Etkili sunum için konuyu iyi bilmenin yanı sıra gelecekteki hedef kitleyi de iyi tanımlamak ve incelemek gerekir. Neden mi? Çünkü, kitlenizin ilgi alanlarını, dikkat sürelerini ve takıldığı noktaları bilmek, sunum aracılığıyla onlarla bağlantı kurmanızı sağlar. Sorunlarını çözmek ve hayatlarına değer katmak için mevcut konumunuzu anlamlandırır. Örneğin, alanınızda yeni olan ve karmaşık terimlere aşina olmayan birine sunum yapıyorsanız, teknik jargonla dolu geniş, veri odaklı bir sunum en iyi fikir olmayabilir. Güçlü bir etki bırakmak yerine kafaları karıştırabilir. Hedef kitleyi tanımlamak, onların dilinden konuşabilmenizi ve onlarla kendi seviyelerinde buluşabilmenizi mümkün kılar.

Etkili Bir Sunum için Güçlü Bir Başlangıç Yapın

Etkili sunum nasıl hazırlanır? Bu sorunun cevabı, sunum yaparken bıraktığınız ilk izlenimde gizlidir. Başlama şekliniz, konuşmanın geri kalanı için zemini hazırlayabilir; dinleyicileri koltuklarına oturtup tüm dikkatlerini size vermelerini sağlayabilirsiniz. Etkili sunum hazırlama konusunda başlangıç yapmak için kanıtlanmış birkaç teknik vardır:

• Kişisel bir hikaye anlatın.
• Provokatif bir açıklama yapın.
• Şok edici bir gerçeği veya istatistiği paylaşın.
• Bir soru sorun .
• Bir video veya anlamlı bir görsel gösterin.

Dikkat Çekici İstatistikler ve Hikayeler

Tüm bilgilerin karmaşık satırlar, sütunlar ve sayılarla dolu bir tablo biçiminde yazıldığını düşünün. Size de şimdiden oldukça sıradan ve sıkıcı gelmedi mi? Çeşitli veri görselleştirme yazılımları kullanarak veya araştırma notlarınız doğrultusunda elde ettiğiniz referanslı bilgiler ışığında, farklı türde tablo ve grafikler ekleyebilir, bunları tasarım ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde dizayn edebilirsiniz. Renkleri değiştirebilir, hikayeler ekleyebilir veya grafikleri hareketlendirebilirsiniz.

Sorularla Başlama ve İlgilendirme

Biz insanlar, öğrenmeyi seven ve beyinlerimizi meşgul eden dikkat çekici sorularla ilgilenen meraklı varlıklarız. Bu özelliği kendiniz için bir avantaja dönüştürerek derin düşünmeyi gerektiren bazı sorular ile dinleyicilerinizin dikkatini çekebilirsiniz. Bu sorulara başlangıç olarak kullanılabilecek bazı kalıplar vardır:

Sen hiç…?

Farz edelim…?

… olsaydı ne yapardınız?

… neden düşünüyorsunuz?

Hedef kitlenize önceden sorular hazırlamak, çarkların dönmesini ve gelecek yanıtlar için dikkatlerin üzerinizde olmasını sağlayacaktır.

Konsept ve İçerik Oluşturma

Sunum temasını belirlemeden hemen önce ideal konsepti ve içeriği bulmak, anahtar mesajı her bir kişiye iletebilmenizi sağlar. Konuşmacının notlarından oluşan içeriğin dikkat dağıtıcı unsurlardan uzak, önemli noktalarının ise görselleştirilmeye uygun olması önemlidir. Bu şekilde belirlenen konsept ve içerikler doğrultusunda oluşan ana tema, söylenenleri destekleyecek, anlamaya yardımcı olacak ve mesajların hatırlanma şansını artıracaktır.

Ana Temayı Belirleme

Sunum hazırlarken dikkat edilmesi gerekenler arasında belki de en önemlisi ana temanın belirlenmesidir. Eğer alanda yeniyseniz hoşunuza giden çeşitli sunum fikirlerine online platformlardan ulaşabilir, alanınız dahilinde bir sunum hazırlayacaksanız belirli bir soruna odaklanmak gibi her zaman için geçerli bir sunum teması bulabilirsiniz. Seçtiğiniz ana tema heyecan verici gibi görünmese bile doğru sunum becerileri ve göz alıcı görseller ile sunumunuzu ilgi çekici hale getirebilmeniz mümkündür.

Görsel ve İllüstrasyon Kullanımı

İnsanların beyni beklenmedik şeylerle karşılaşmayı sever. Ne yazık ki çoğu zaman sunumlar, üzerinde bazı metinler ve madde işaretleri bulunan tahmin edilebilir slaytlardan ibarettir. Slaytlara multimedya ekleyerek sunumunuzu dinleyicileriniz için daha heyecanlı hale getirerek bu standart slayt yakalaşımından uzaklaşabilirsiniz. Multimedya sunumları statik fotoğraflardan farklı olarak çeşitli hareketli görselleri ve illüstrasyonları içerir. Gömülü videolar, GIF’ler, sesli anlatımlar, müzik gibi medyalar da bu etkileşimli öğeler içerisinde yer alır.

Sunum Akışını Düzenleyin

Başarılı sunum özellikleri, üzerinde duracağınız önemli noktaları belirledikten sonra akışı doğru şekilde verebildiğiniz içerikler ile kendini gösterir. Etkili sonuçlara sahip ilgi çekici bir konuşma oluşturmak için sunum akışında giriş, gövde ve sonuç kısmını belirlemek önceliklidir. Sunum planınızı yaparken bu bölümlerin süresi de akışı etkiler. 10-20-30 kuralı ile minimum 30 punto yazı tipiyle 20 dakika içinde 10 slayt sunarak akışınızı tamamlayabilirsiniz.

Etkileyici Grafik ve Görsel Unsurlar Kullanın

Sunuma eklemeyi seçtiğiniz görsellerin yüksek kalitede olması çok önemlidir. Bu nedenle sunum hazırlarken dikkat edilmesi gerekenler arasında görseller, illüstrasyonlar veya videoların çözünürlük seviyeleri de bulunur. Pikselli fotoğraflar, üzerinde filigran bulunan resimler veya bulanık vektörel illüstrasyonlar kullanmaktan kaçının. Ayrıca sunum konseptine bağlı olarak bilgisayarınızdan markalı grafikler veya orijinal fotoğraflar gibi kendi video veya simgelerinizi de yüklemeniz uygun olacaktır.

Katılımcı Etkileşimini Artırma

Sunumunuza sayıları ve verileri dahil etmek harikadır, ancak bu bilgiyi gerçek dünyayla ilişkilendirmezseniz (yani ona bağlam vermezseniz) dinleyicileriniz pasif konuma geçebilir. Sunum içeriğine bağlam eklemenin bir yolu, birçok pratik örnek ve soru ile kullanıcı etkileşimini artırmaktır. İnsanlara belirli bir bilginin günlük yaşamlarında onlar için ne anlama gelebileceğini söylemek, onlara yalnızca bilginin var olduğunu söylemekten çok daha güçlü bir etki bırakabilir. Ayrıca ilişkilendirilebilir örnekler ve sorular, sunumun mesajının sindirilmesini ve anlaşılmasını kolaylaştırabilir.

İnteraktif Öğelerin Eklenmesi

Etkili sunum için mutlaka sahip olunması gerken etkileşimli bir araç, onları konuya dahil etmek üzere soru sormaktır. Pek çok sunum yapan kişi, sunumlarının sonunda izleyicilerin soru sorması için bir soru-cevap bölümü düzenlemeyi planlasa da sunumun bu bölümü çift yönlü, yani interaktif bir hal almaya açıktır. Bunun için sunum boyunca dinleyicilere sorular soracağınız birkaç slaytı sunum öncesi yapılması gerekenler listesine ekleyebilirsiniz. Özellile bir sonraki bölüme geçmeden önce dinleyenlere mevcut slaytla veya konuyla ilgili düşündüklerini sorabilirsiniz.