Toplantıları Verimli Hale Getirmek için Yapılması Gerekenler

Toplantılar, iş hayatında planlama, ilerleme, karar alma gibi birçok önemli unsuru içinde barındırıyor. Mesela düzenli toplantılar, çalışan verimliliğini sağlama ve doğru şirket yönetimi için gerekli görülen maddelerde biridir. Peki, bu kadar kritik sayılabilen toplantılar neden aynı ayna zaman kaybı ve sıkıcı olarak görülür.

Etkili, verimli ve yüksek katılım sağlanacak bir toplantı ortamı nasıl sağlanır? Toplantı anlayışınızda doğru gibi görülen yanlışlar nelerdir? Toplantı verimliliğini olumsuz etkileyen unsurlar nelerdir? Bugün yapacağınız toplantı aslında neden gereksiz? Tüm bu sorulara cevap olabilecek ve toplantı verimliliğini artıracak basit ve etkili öneriler.

1- Hazırlıklı Başlayın

Değerli toplantı zamanınızı eksikleri tamamlamaya harcamak yerine önceden gündemi gözden geçirin. Gerekli tüm materyalleri hazırlayın ve toplantıya aktif katılım ve katkı sağlamaya hazır olun. Toplantıya başlamadan önce üzerinden geçilecek konuların bir listesini yapın ve bu liste üzerinden ilerleyin. Konuları önem sırasına göre gruplayarak toplantıda önceliklerinizi belirleyin. Bu hazırlıklar, verimli bir tartışmaya zemin hazırlayacaktır.

2- Başlangıç ve Bitiş Zamanından Şaşmayın

Verimli toplantı kullarından biri de, toplantılarınızı tam vaktinde başlatmak ve bitirmektir. Bu düzen, karşınızdakilerin zamanına değer verdiğinizi göstermenin yanı sıra profesyonelliğinizi de ortaya koyar. Ayrıca katılımcıların günlerini verimli bir şekilde planlamalarına, kendi işlerine de zaman ayırabilmelerine olanak tanır. Odadan kimin ne zaman çıkacağı belirsiz olabileceği için, herkesin dağılması ve konudan uzaklaşması daha kolay olur. Biri gidiyor, es veriliyor, konu dağılıyor ve konuyu toparlamak zaman alıyor. Toplantının bitiş saatinin net olarak belirlenmesi ve herkesin buna uyduğundan emin olunması, elinizdeki sürenin kıymetini daha iyi anlamanızı sağlar. Böylece gereksiz detaylar atlanır ve asıl konuya odaklanmak kolaylaşır, olası odaklanma sorunlarının önüne geçilir. Bu da genel olarak daha verimli toplantılar anlamına gelir.

Bu da İlginizi Çekebilir: Ofis Trendleri: Gelecekte Ofisler Nasıl Olacak?

3- Katılımcıları Doğru Belirleyin

Az kişiyle yapılan toplantılar genellikle daha verimli olur. Her katılımcının toplantıya niçin çağrıldığını ve neler yapması gerektiğini bilmesi önemlidir. Her katılımcının rolü farklı olabilir. Kişi sayısı arttıkça konunun dağılma ve toplantı veriminin düşme ihtimali de artar.

Ek olarak, toplantıya davet edilecek kişilerin katılıp katılamayacaklarını önceden bildirmeleri beklenir. Eğer davetli katılamayacaksa, ne yapacakları hakkında plan yapmaları önemlidir. Eğer katılması gereken bir kişi katılamayacaksa, toplantı tarihinin değiştirilmesi gerekebilir. Bu durumda, yerine birinin gönderilmesi veya toplantının başka bir zamana ertelenmesi düşünülebilir.

4- Not Alın, Not Alın, Not Alın

Toplantı sonrasında, mükemmel fikirlerin veya görevlerin unutulup gitmesine izin vermeyin. Toplantı sırasında yapılan önemli çıkarımları ve yapılacakları not almak için yazı tahtaları, not alma uygulamaları, defter gibi araçlardan yararlanın. Bu sayede, herkesin neden sorumlu olduğunu açıkça anlaması sağlanır. Böylece, toplantıda konuşulanlar sadece konuşulmuş olmaz, aynı zamanda eyleme dönüşür. Ayıca toplantı boyunca not edilenlerin sonrasında özetlenerek katılımcılarla paylaşılması da fikir ve kararların kalıcılığını artırır.

5- Herkesi Dâhil Edin

Toplantı yönetiminde dikkat edilmesi gereken bir diğer önemli nokta, yüksek etkileşimli bir ortam oluşturmaktır. Toplantı sırasında ele alınan konuların sadece birkaç kişi arasında dönmesi, diğer katılımcıların potansiyel katkılarını göz ardı etmek anlamına gelir. Bu nedenle, toplantılarda herkesin söz alabileceği fırsatlar sağlanmalı ve katılımcıların fikirlerini özgürce ifade edebilecekleri bir atmosfer oluşturulmalıdır. Bu, hem toplantının verimliliğini artırır hem de katılımcıların kendilerini daha değerli hissetmelerini sağlar.

6- Her Toplantı Gerekli Mi?

Toplantılar yerine kaliteli tartışmaları önceliklendirin. Toplantı yapmak yalnızca kritik kararlar almanız gerektiğinde veya birlikte fikir üretmek için gerektiğinde yapılmalıdır. Farklı sektörlerden 182 üst düzey yöneticiye yaptığımız ankete göre, katılımcıların %65'i toplantıların kendi işlerini tamamlamalarını engellediğini belirtti. %71'i ise toplantıların verimsiz olduğunu düşündü. Her iptal edilen toplantı, çalışanların değerli zamanlarının önemli bir kısmını boşa harcamaktan kurtarır.