Sekreter Nedir?

Sekreter, en özet tanımıyla, bir işletmenin ya da organizasyonun idari ve yönetimsel işlerinin sürdürülmesinden sorumlu çalışandır. Bir işletmede çalışan sekreterin ana görevlerinin dışında üstlendiği yan görevler ilgili kuruluşun faaliyet alanına ve çalışma biçimine göre farklı olabilir. Sekreterler genellikle telefon çağrılarını karşılamaktan, yönetici adına telefon ve e-posta trafiğini yönetmekten sorumludur. Sekreterler yöneticilerin toplantılarını organize eder. Toplantıda konuşulan konuları önemli başlıklara ayırarak not eder. Sekreterler, çalışan-yönetici, ziyaretçi-yönetici arasındaki ilişkileri de yönetir. Sekreterler, aldıkları ek mesleki eğitimlerle ön muhasebe, hukuk ve sağlık konularında yöneticilere destek verebilir.

Sekreterin Görevleri Ve Sorumlulukları Nelerdir?

Sekreterler, bir işletmede ya da kurumdaki idari ve yönetimsel faaliyetlere destek olmaktan sorumludur.
İş dünyasında genel sekreter, özel sekreter, tıbbi sekreter, hukuk sekreteri gibi farklı meslek tipleri vardır. Maddeler halinde özetlersek, bir sekreterin görev ve sorumluluklarını aşağıdaki gibi sıralayabiliriz.

• Sekreterler, yöneticilerin ve şirket içi birimlerin randevularını planlar. Şirket içi etkinliklerin düzenlenmesine destek olur.
• Yöneticilere gelen telefonları karşılar. Yönetici adına arama yapar.
• Yönetici e-postalarını yönetir, yönetici adına e-postaları yanıtlar.
• Kuruma gelen ziyaretçileri karşılar, ilgili kişilere ulaşması için ziyaretçileri yönlendirir.
• İşletmedeki müşteri ve iş kayıtlarını muhafaza eder.
• İşletmenin yeni prosedürlerinin uygulanmasına destek olur.
• Yeni personelin işe giriş prosedürlerine, oryantasyon süreçlerinin tamamlanmasına destek olur.
• Verileri rapora dönüştürür. Dış raporları okur ve yönetici özeti hazırlar.

Sekreterde Olması Gereken Özellikler Nelerdir?

Bir organizasyonda sekreter olarak görev alabilmek için genellikle aşağıdaki temel özellikler ve bunların kombinasyonu aranır.

• İlgili okullardan mezun olmak ve mesleki eğitimlerden geçmek sekreter olmak için gereken özellikler arasında öne çıkar.
• Organizasyon becerisine sahip olunmalıdır. Sekreterler, gerek yönetici kadronun gerek idari birimlerin iş süreçleriyle ilgili organizasyon yapmak veya yönetimsel süreçlere destek olurlar.
• Sekreter olarak deneyim sahibi olmak her zaman avantajlıdır. Yapılacak işe ve firmaya göre değişmekle birlikte, birçok firma bu alanda deneyim kazanmış çalışanları tercih eder.
• Yazılı ve sözlü iletişim becerileri bir sekreter adayının sahip olması gereken en önemli özelliktir. Sekreterler, yönetim kadrosunun takvimini organize eder, insanlarla seviyeli ve güler yüzlü bir tutumla iletişim kurar. Yöneticisinin veya idarenin e-posta ve posta yazılmalarını takip eder. Yöneticisi adına kurumsal dilde e-postalara yanıt verir.
• Stres altında çalışabilme yeteneği önemlidir. Gergin anlarda bir sekreter sakinliğini korumalı ve organizasyon becerilerini kaybetmemelidir.
• Detaylara önem vermeli ve dikkatli olmalıdır. Müşteri kayıtlarının tutulması, yazışmalara zamanında yanıt verilmesi, ziyaretçi randevularının yönetilmesi, etkinlik takviminin yapılması yüksek dikkat gerektirir. İş süreçlerinde yapılacak küçük bir hata iş sonuçlarını negatif etkileyebilir.
• Sekreterler güncel ofis programlarına hakim olmalıdır. Bazı firmalar sekreterlerden ön muhasebe süreçlerine destek olmasını da bekler. Mesleki eğitimlerle muhasebe süreçlerine ve yazılımlarına aşina olmak sekreter olmak için önemli avantaj sağlar.
• Raporlama becerisi iş dünyası için sekreterden beklenen özelliklerden birisidir. Sekreter, büyük verileri özet raporlara çevirebilmeli, harici kaynaklardan gelen raporları okuyarak yönetici özeti oluşturabilmelidir.
• Ofis ortamında verimli çalışabilmek için ofis ekipmanlarını kolayca kullanabilmelidir.

Sekreter Nerede Çalışır? Sekreterin Çalışma Koşulları Nelerdir?

Ülkemizde, birçok şirkette özel veya genel sekreter istihdam edilir. Fabrikaların yönetim ofisleri, holdingler, hastaneler, özel okullar, hukuk büroları, kamu kurumları gibi yerler sekreterlerin çalışabileceği alanlardan birkaçıdır. Genel sekreterler, çalışma alanında diğer idari personelle birlikte geniş bir ofis ortamında çalışır. Özel sekreterler ise yöneticisinin ya da yönetici kadronun bulunduğu odaların giriş bölümlerinde özel bir odada çalışır. Sekreterlerin çalışma programı oldukça yoğundur. Özellikle yönetici asistanları, iş dışında da yöneticisinin takvimini planlar. Bu yüzden sekreterlik mesleği, diğer meslek gruplarında olduğu gibi güçlü sorumluluk bilinci gerektirir. Ülkemizde çalışma süresi maksimum 45 saattir. Sekreterler de haftada en fazla 45 saat çalıştırılabilir. Ek mesai durumunda, çalışılan her saat için zamlı olarak mesai ücreti almalıdır. Özel sekreterler, mesai dışında da etkinlik ve planlama yaptığı için birçok firma yönetici sekreterlerinin esnek programda çalışmasına olanak tanır.

Sekreter Nasıl Olunur?

Bazı firmalar sekreterlik pozisyonu için Lise mezuniyetini yeterli bulsa da birçok kurumsal firma lisans veya ön lisans eğitimi aramaktadır. Sekreter olarak bir kariyer inşa etmek için genel olarak takip edilmesi gereken adımlar aşağıdaki gibi özetlenebilir.
1- Eğitim hayatınızın başındaysanız sekreterlik eğitimi alın
Üniversitelerin Büro Yönetimi ve Asistanlık ön lisans programı bulunmaktadır. Bu program, iş dünyasının beklentilerine karşılık gelecek seviyede kalifiye sekreter yetiştirmek zere dizayn edilmiştir. Henüz lisans derecesindeki eğitim hayatınızın başındaysanız ve sekreterlik mesleğini düşünüyorsanız bu bölümü tercih edebilirsiniz.

2-Çalışma alanınıza karar verin
Yönetici sekreteri, tıbbi sekreter, ticaret sekreteri, hukuk sekreteri gibi spesifik alanlara odaklı sekreterlik tipleri vardır.
Temel eğitimleri almadan önce çalışmak istediğiniz sektörü belirlemeniz odaklanacağınız eğitimleri belirlemek açısından önemlidir. Çalışma alanına karar verdikten sonra üniversite bünyesinde ya da özel kurumlar tarafından verilen sekreterlik eğitimlerine katılabilirsiniz. Sekreterlik eğitimi aldıysanız, bu konudaki ön lisans programından mezunsanız veya bu konuda az da olsa tecrübeniz varsa, bu kurslara katılarak mesleki becerilerini geliştirebilirsiniz.

3-Yan beceriler kazanın ve mevcut becerilerinizi geliştirin.
Sekreterlik eğitimi almak veya sertifika sahibi olmak işverenleri cezbedebilir. Ancak, meslek hayatında ihtiyacınız olabilecek becerileri edinmek size fayda sağlayacaktır. Hızlı klavye kursu, raporlama, excel, bilgi ve belge yönetimi, yabancı dil, ofis yazılımları, ön muhasebe gibi destekleyici eğitimler sizi daha da avantajlı hale getirecektir.

4-Sekreter iş ilanlarını göz atın.
Yıl içinde binlerce firma farklı görev ve sorumlulukları içeren sekreter aramaktadır. Eleman.net'te her gün yüzlerce aktif sekreter ilanı bulunmaktadır. Mesleğe ilk kez başlayacaksanız, deneyim kriterini öncelikli tutmayan sekreterler ilanlarına başvurabilirsiniz. İlan sayfalarındaki Hızlı Özgeçmiş Oluştur seçeneği ile birkaç dakikada kapsamlı özgeçmişinizi oluşturarak kolayca başvuru yapabilirsiniz.

Sekreter Olmak İçin Hangi Bölümü Okumak Gerekli?

Ofis ve idari işlerin yönetimi konusunda, mesleki beceri kazandırmak amacıyla kurulmuş Büro Yönetimi ve Sekreterlik ön lisans programı bulunmaktadır. Bu programın günümüzdeki adı Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı’dır. Bu program, yöneticilerin yönetimsel faaliyetlerini destekleyecek idari personelin yetiştirilmesi amacıyla kurulmuştur. Program kapsamında hukuk, genel işletme, temel büro kavramları, toplantı sunum teknikleri gibi sekreterlik mesleği için sektörlerin beklentilerini karşılayacak dersler verilmektedir. Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı ön linsans bölümü oldukça popülerdir. Anadolu Üniversitesi’nin Açıköğretim programları arasında en çok tercih edilen ön lisans programlarının başında gelmektedir. Üniversite dışında bu konuda eğitim veren özel kurslar da bulunmaktadır. Sekreterlik ve yönetici asistanlığı konusunda çalışmak için özel eğitim kurumlarından faydalanabilirsiniz.

Büro Yönetimi Ve Sekreterlik Bölümü Olan Okullar

Ülkemiz genelinde 70’den fazla üniversitede Büro Yönetimi ve yönetici Asistanlığı programı bulunmaktadır. Başlıca üniversiteler aşağıdaki gibidir.

• Anadolu Üniversitesi  
• Aydın Adnan Menderes Üniversitesi
• Ankara Üniversitesi  
• Marmara Üniversitesi