Sekreter Nedir?

  1. Meslekler ve Maaşlar
  2. Sekreter
  3. Nedir?
Sekreter

Sekreter nedir? Sekreter çalıştığı işletmelerde ne iş yapar? Sekreter olmak için gerekenler ve merak edilen tüm soruların yanıtlarına buradan ulaşabilirsiniz.

Sekreter Nedir?, Nasıl Olunur?

Sekreter, en özet tanımıyla, bir işletmenin ya da organizasyonun idari ve yönetimsel işlerinin sürdürülmesinden sorumlu çalışandır. Bir işletmede çalışan sekreterin ana görevlerinin dışında üstlendiği yan görevler ilgili kuruluşun faaliyet alanına ve çalışma biçimine göre farklı olabilir. Sekreterler genellikle telefon çağrılarını karşılamaktan, yönetici adına telefon ve e-posta trafiğini yönetmekten sorumludur. Sekreterler yöneticilerin toplantılarını organize eder. Toplantıda konuşulan konuları önemli başlıklara ayırarak not eder. Sekreterler, çalışan-yönetici, ziyaretçi-yönetici arasındaki ilişkileri de yönetir. Sekreterler, aldıkları ek mesleki eğitimlerle ön muhasebe, hukuk ve sağlık konularında yöneticilere destek verebilir.

Sekreterin Görevleri Ve Sorumlulukları Nelerdir?

Sekreterler, bir işletmede ya da kurumdaki idari ve yönetimsel faaliyetlere destek olmaktan sorumludur.
İş dünyasında genel sekreter, özel sekreter, tıbbi sekreter, hukuk sekreteri gibi farklı meslek tipleri vardır. Maddeler halinde özetlersek, bir sekreterin görev ve sorumluluklarını aşağıdaki gibi sıralayabiliriz.

  • Sekreterler, yöneticilerin ve şirket içi birimlerin randevularını planlar. Şirket içi etkinliklerin düzenlenmesine destek olur.
  • Yöneticilere gelen telefonları karşılar. Yönetici adına arama yapar.
  • Yönetici e-postalarını yönetir, yönetici adına e-postaları yanıtlar.
  • Kuruma gelen ziyaretçileri karşılar, ilgili kişilere ulaşması için ziyaretçileri yönlendirir.
  • İşletmedeki müşteri ve iş kayıtlarını muhafaza eder.
  • İşletmenin yeni prosedürlerinin uygulanmasına destek olur.
  • Yeni personelin işe giriş prosedürlerine, oryantasyon süreçlerinin tamamlanmasına destek olur.
  • Verileri rapora dönüştürür. Dış raporları okur ve yönetici özeti hazırlar.

Sekreterde Olması Gereken Özellikler Nelerdir?

Bir organizasyonda sekreter olarak görev alabilmek için genellikle aşağıdaki temel özellikler ve bunların kombinasyonu aranır.

  • İlgili okullardan mezun olmak ve mesleki eğitimlerden geçmek sekreter olmak için gereken özellikler arasında öne çıkar.
  • Organizasyon becerisine sahip olunmalıdır. Sekreterler, gerek yönetici kadronun gerek idari birimlerin iş süreçleriyle ilgili organizasyon yapmak veya yönetimsel süreçlere destek olurlar.
  • Sekreter olarak deneyim sahibi olmak her zaman avantajlıdır. Yapılacak işe ve firmaya göre değişmekle birlikte, birçok firma bu alanda deneyim kazanmış çalışanları tercih eder.
  • Yazılı ve sözlü iletişim becerileri bir sekreter adayının sahip olması gereken en önemli özelliktir. Sekreterler, yönetim kadrosunun takvimini organize eder, insanlarla seviyeli ve güler yüzlü bir tutumla iletişim kurar. Yöneticisinin veya idarenin e-posta ve posta yazılmalarını takip eder. Yöneticisi adına kurumsal dilde e-postalara yanıt verir.
  • Stres altında çalışabilme yeteneği önemlidir. Gergin anlarda bir sekreter sakinliğini korumalı ve organizasyon becerilerini kaybetmemelidir.
  • Detaylara önem vermeli ve dikkatli olmalıdır. Müşteri kayıtlarının tutulması, yazışmalara zamanında yanıt verilmesi, ziyaretçi randevularının yönetilmesi, etkinlik takviminin yapılması yüksek dikkat gerektirir. İş süreçlerinde yapılacak küçük bir hata iş sonuçlarını negatif etkileyebilir.
  • Sekreterler güncel ofis programlarına hakim olmalıdır. Bazı firmalar sekreterlerden ön muhasebe süreçlerine destek olmasını da bekler. Mesleki eğitimlerle muhasebe süreçlerine ve yazılımlarına aşina olmak sekreter olmak için önemli avantaj sağlar.
  • Raporlama becerisi iş dünyası için sekreterden beklenen özelliklerden birisidir. Sekreter, büyük verileri özet raporlara çevirebilmeli, harici kaynaklardan gelen raporları okuyarak yönetici özeti oluşturabilmelidir.
  • Ofis ortamında verimli çalışabilmek için ofis ekipmanlarını kolayca kullanabilmelidir.

Sekreter Nerede Çalışır? Sekreterin Çalışma Koşulları Nelerdir?

Ülkemizde, birçok şirkette özel veya genel sekreter istihdam edilir. Fabrikaların yönetim ofisleri, holdingler, hastaneler, özel okullar, hukuk büroları, kamu kurumları gibi yerler sekreterlerin çalışabileceği alanlardan birkaçıdır. Genel sekreterler, çalışma alanında diğer idari personelle birlikte geniş bir ofis ortamında çalışır. Özel sekreterler ise yöneticisinin ya da yönetici kadronun bulunduğu odaların giriş bölümlerinde özel bir odada çalışır. Sekreterlerin çalışma programı oldukça yoğundur. Özellikle yönetici asistanları, iş dışında da yöneticisinin takvimini planlar. Bu yüzden sekreterlik mesleği, diğer meslek gruplarında olduğu gibi güçlü sorumluluk bilinci gerektirir. Ülkemizde çalışma süresi maksimum 45 saattir. Sekreterler de haftada en fazla 45 saat çalıştırılabilir. Ek mesai durumunda, çalışılan her saat için zamlı olarak mesai ücreti almalıdır. Özel sekreterler, mesai dışında da etkinlik ve planlama yaptığı için birçok firma yönetici sekreterlerinin esnek programda çalışmasına olanak tanır.

Sekreter Nasıl Olunur?

Bazı firmalar sekreterlik pozisyonu için Lise mezuniyetini yeterli bulsa da birçok kurumsal firma lisans veya ön lisans eğitimi aramaktadır. Sekreter olarak bir kariyer inşa etmek için genel olarak takip edilmesi gereken adımlar aşağıdaki gibi özetlenebilir.
1- Eğitim hayatınızın başındaysanız sekreterlik eğitimi alın
Üniversitelerin Büro Yönetimi ve Asistanlık ön lisans programı bulunmaktadır. Bu program, iş dünyasının beklentilerine karşılık gelecek seviyede kalifiye sekreter yetiştirmek zere dizayn edilmiştir. Henüz lisans derecesindeki eğitim hayatınızın başındaysanız ve sekreterlik mesleğini düşünüyorsanız bu bölümü tercih edebilirsiniz.


2-Çalışma alanınıza karar verin
Yönetici sekreteri, tıbbi sekreter, ticaret sekreteri, hukuk sekreteri gibi spesifik alanlara odaklı sekreterlik tipleri vardır.
Temel eğitimleri almadan önce çalışmak istediğiniz sektörü belirlemeniz odaklanacağınız eğitimleri belirlemek açısından önemlidir. Çalışma alanına karar verdikten sonra üniversite bünyesinde ya da özel kurumlar tarafından verilen sekreterlik eğitimlerine katılabilirsiniz. Sekreterlik eğitimi aldıysanız, bu konudaki ön lisans programından mezunsanız veya bu konuda az da olsa tecrübeniz varsa, bu kurslara katılarak mesleki becerilerini geliştirebilirsiniz.


3-Yan beceriler kazanın ve mevcut becerilerinizi geliştirin.
Sekreterlik eğitimi almak veya sertifika sahibi olmak işverenleri cezbedebilir. Ancak, meslek hayatında ihtiyacınız olabilecek becerileri edinmek size fayda sağlayacaktır. Hızlı klavye kursu, raporlama, excel, bilgi ve belge yönetimi, yabancı dil, ofis yazılımları, ön muhasebe gibi destekleyici eğitimler sizi daha da avantajlı hale getirecektir.

4-Sekreter iş ilanlarını göz atın.
Yıl içinde binlerce firma farklı görev ve sorumlulukları içeren sekreter aramaktadır. Eleman.net'te her gün yüzlerce aktif sekreter ilanı bulunmaktadır. Mesleğe ilk kez başlayacaksanız, deneyim kriterini öncelikli tutmayan sekreterler ilanlarına başvurabilirsiniz. İlan sayfalarındaki Hızlı Özgeçmiş Oluştur seçeneği ile birkaç dakikada kapsamlı özgeçmişinizi oluşturarak kolayca başvuru yapabilirsiniz.

Sekreter Olmak İçin Hangi Bölümü Okumak Gerekli?

Ofis ve idari işlerin yönetimi konusunda, mesleki beceri kazandırmak amacıyla kurulmuş Büro Yönetimi ve Sekreterlik ön lisans programı bulunmaktadır. Bu programın günümüzdeki adı Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı’dır. Bu program, yöneticilerin yönetimsel faaliyetlerini destekleyecek idari personelin yetiştirilmesi amacıyla kurulmuştur. Program kapsamında hukuk, genel işletme, temel büro kavramları, toplantı sunum teknikleri gibi sekreterlik mesleği için sektörlerin beklentilerini karşılayacak dersler verilmektedir. Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı ön linsans bölümü oldukça popülerdir. Anadolu Üniversitesi’nin Açıköğretim programları arasında en çok tercih edilen ön lisans programlarının başında gelmektedir. Üniversite dışında bu konuda eğitim veren özel kurslar da bulunmaktadır. Sekreterlik ve yönetici asistanlığı konusunda çalışmak için özel eğitim kurumlarından faydalanabilirsiniz.

Büro Yönetimi Ve Sekreterlik Bölümü Olan Okullar

Ülkemiz genelinde 70’den fazla üniversitede Büro Yönetimi ve yönetici Asistanlığı programı bulunmaktadır. Başlıca üniversiteler aşağıdaki gibidir.

  • Anadolu Üniversitesi  
  • Aydın Adnan Menderes Üniversitesi
  • Ankara Üniversitesi  
  • Marmara Üniversitesi  

En Çok İstenen 8 Özellik

Sekreter Aranan Özellikler

Sekreter için aranan özellikler kurum ve şirketlere göre değişse de istenen özellikler microsoft office programları (%70), bilgisayar bilgisi (%60), dış görünümüne önem vermek (%70), problem çözme yeteneği (%55), sorumluluk sahibi (%70), dikkatli ve titiz (%60), düzgün diksiyon (%40), hızlı ve çözüm odaklı (%50) gibi yetenekler olmaktadır. Sekreter olmak için hangi yeteneğe ne kadar ihtiyacınız olduğunu aşağıdaki tablodan görebilirsiniz.

Microsoft Office Programları
70%
Bilgisayar Bilgisi
60%
Dış Görünümüne Önem Vermek
70%
Problem Çözme Yeteneği
55%
Sorumluluk Sahibi
70%
Dikkatli ve Titiz
60%
Düzgün Diksiyon
40%
Hızlı ve Çözüm Odaklı
50%

Sekreter Beklentileri Nelerdir?

Bir kuruluşta Sekreter olarak görev alabilmek için genellikle aşağıdaki temel özellikler ve bunların kombinasyonu aranır. İşletmelerde Sekreter olarak görev yapan kişilerden beklentileri ve yüzdelerini bu tablodan görebilirsiniz.

Özellik Yüzde
Microsoft Office Programları %70
Bilgisayar Bilgisi %60
Dış Görünümüne Önem Vermek %70
Problem Çözme Yeteneği %55
Sorumluluk Sahibi %70
Dikkatli ve Titiz %60
Düzgün Diksiyon %40
Hızlı ve Çözüm Odaklı %50

Sekreter İçin Şehir Dağılımı

Türkiye genelinde en çok Sekreter ilanı verilen şehirler aşağıdaki gibidir. eleman.net'te birçok şehirdeki işletmenin güncel Sekreter ilanlarına ulaşabilir ve iş başvurusunda bulunabilirsiniz.

Şehir Yüzde
İstanbul Avrupa %40.4
Ankara %18
İstanbul Anadolu %17.2
İzmir %10.1
Antalya %3.4
Diğer %10.9

Sekreter İçin Sektör Dağılımı

eleman.net verilerine göre en fazla Sekreter arayan firmaların sektörel dağılımını göstermektedir.

Sektörler Yüzde
İnşaat %6.5
Gayrimenkul %5
Otomotiv %5
Enerji %4.3
Sağlık %4.3
Diğer %74.9

Sekreter İçin Bölüm Dağılımı

Şirketler etkili ve verimli şekilde çalışabilmek için bölümlerden ve departmanlardan oluşur. Sektörden bağımsız olarak Sekreter pozisyonundaki bireyler, istihdam yüzdelerine göre şirketlerin aşağıdaki bölümlerinde görev alır. Sekreter mesleği için bölüm dağılımı aşağıdaki şekildedir.

Bölüm Yüzde
Sekreterlik %21.5
Ofis Yönetimi %7.2
Yönetim %5
İdari İşler %3.2
Danışma %3.2
Diğer %59.9

Sekreter Gereklilikleri Nelerdir?

Sekreter olarak çalışmak için sahip olunması gereken minimum gerekliliklerdir. Sekreter olmak için bu özelliklere sahip olmanız gerekmektedir.

Lise veya Yüksekokulu Diploması

Gerekli Eğitimleri Almak

Mesleki Yeterlilik Belgesi

Sekreter Nerelerde Çalışır?

Sekreter olarak çalışabileceğiniz 24 kurum ve kuruluş bulunmaktadır. Bu kurumlarda çalışabilir, şirket ihtiyacına göre farklı yetkinliklerinizi kullanabilirsiniz.

Acenteler

Pazarlama Firmaları

Arge Merkezleri

Lojistik Firmaları

Dış Ticaret Firmaları

Dış Ticaret / İthalat Firmaları

Eczaneler

Eğitim Kurumları

Reklam Ajansları

Hastaneler

İş Sağlığı ve Güvenliği Firmaları

Mağazalar

Müşteri Hizmetleri

Sağlık Kurumları

Araç Kiralama Firmaları

Danışmanlık Firmaları

İdari İşler Departmanları

Oteller

Radyoloji Merkezleri

Tıbbi Laboratuvarlar

Mali Müşavirlikleri

Güvenlik Şirketleri

Medya Kuruluşları

Mühendislik Şirketleri

eleman.net'te her gün güncel Sekreter ilanları yayınlanıyor. Sekreter olarak işe başlamak için özgeçmiş oluştur ve sana en uygun ilanlara başvur.

Hemen Özgeçmiş Oluştur

Sekreter olarak iş arayanlara ulaşmak için hemen firma girişi yapabilir ve iş ilanı yayınlayabilirsiniz.

İş İlanı Yayınla

İş mi arıyorsunuz?

Yüz binlerce iş arayan aradığı işi Eleman.net'te buldu. Siz de hemen özgeçmişinizi oluşturun, iş ilanlarına başvuru yapın ve aradığınız işi kolayca bulun.

Hemen Özgeçmiş Oluştur

Bu siteyi kullanmadan önce verileriniz hakkında aydınlatma metnini, gizlilik ve üyelik koşullarını inceleyebilirsiniz.