Ofis Asistanı

Balmy Tüketim Ürünleri San. A. Ş.

İş Tanımı
Ofisimizin günlük idari işleyişinin düzenli ve etkin şekilde yürütülmesine destek olacak, ziyaretçi ve telefon trafiğini yönetecek, ofis organizasyonlarına katkı sağlayacak Ofis Asistanı arayışımız bulunmaktadır.
Görev ve Sorumluluklar
• Ofise gelen ziyaretçileri karşılamak, ilgili kişi ve departmanlara yönlendirmek,
• Gelen telefonları yanıtlamak, gerekli mesajları almak ve ilgili kişilere iletmek,
• Toplantı odalarının planlama ve organizasyonunu yapmak,
• Randevu ve toplantı organizasyonlarını takip etmek,
• Gelen posta, kargo ve teslimatları teslim almak ve ilgili kişilere ulaştırmak,
• Ofis içi ikram ve toplantı organizasyonlarını gerçekleştirmek,
• Yeni başlayan çalışanların ofis ihtiyaçlarının temin edilmesine destek olmak,
• Tedarikçilerden gelen faturaların kontrolünü yapmak ve ilgili birime iletmek,
• Ofis içerisinde satın alınan ürünlerin takibini ve gerekli masraf formlarının hazırlanmasını sağlamak,
• Kargo ve diğer hizmet faturalarının kontrolünü ve takibini yapmak,
• Şirket araçlarını kullanacak çalışanlara gerekli formları iletmek ve takibini yapmak,
• Ofis genel düzeninin ve ortak kullanım alanlarının kontrolünü sağlamak,
• Günlük temizlik ve ofis düzenine ilişkin kontrolleri takip etmek,
• İş yeri hekimi ve benzeri ziyaretlerde gerekli bilgilendirmeleri yapmak,
• Showroom ve ofis alanlarının düzeninin korunmasına destek olmak,
• İdari işler kapsamında verilen diğer görevleri yerine getirmek,
• Şirket prosedürleri, iş sağlığı ve güvenliği, kişisel verilerin korunması ve gizlilik kurallarına uygun çalışmak.
Aranan Nitelikler
• Üniversitelerin 2 ya da 4 yıllık bölümlerinden mezun,
• Ofis yönetimi, idari işler veya benzer pozisyonlarda en az 2 yıl deneyimli,
• MS Office programlarını iyi seviyede kullanabilen,
• İletişim ve organizasyon becerileri güçlü,
• Planlama ve koordinasyon yeteneği gelişmiş,
• Takip ve raporlama becerileri güçlü,
• Analitik ve sonuç odaklı çalışabilen,
• Zaman ve stres yönetiminde başarılı,
• Ofis ekipmanlarının kullanımına hâkim,
• Diksiyonu düzgün, güler yüzlü ve temsil yeteneği güçlü,
• Ekip çalışmasına yatkın ve sorumluluk sahibi.
Çalışma Yaklaşımımız
İdari süreçlerin düzenli yürütülmesine katkı sağlayan, çözüm odaklı, iletişimi güçlü ve iş takibi konusunda titiz bir çalışma arkadaşı arıyoruz.

NOT: Tuzla Deri Organize Sanayi Bölgesi'nde bulunan kozmetik şirketimiz için Pendik-Kaynarca-Güzelyalı-Aydıntepe-İçmeler E-5 hattı ve Aydınlı'da ikamet eden, ulaşım sorunu olmayacak adayların başvurusu öncellikli tercihimizdir. Görüşmelerimiz merkez adresimiz olan Maltepe-Cevizli lokasyonunda gerçekleşecektir.