Yönetici Asistanı

Firma Adı Gizli

Görev ve Sorumluluklar

 Bağlı olduğu yöneticinin günlük, haftalık toplantı ve randevularını organize etmek ve yöneticinin takvimine eklemek.
 Bağlı bulunduğu yöneticinin imza gerektiren evraklarını hatırlatmak ve imzalatmak, yazılması gereken yazıları yazmak.
 Bağlı olduğu yöneticinin seyahat düzenlemeleri yapmak ve seyahat öncesi hatırlatmak.
 Yönetici ile birlikte girdiği toplantılar esnasında gerekli notları tutmak.
 Düzenli olarak yayınlanması planlanan raporları hazırlamak.
 Gelen misafirleri karşılamak, ikramda bulunmak ve ilgili birimlere yönlendirmek.
 Ofisin genel düzeni, temizlik, yemek vb. konulardaki ihtiyaçları tespit ederek tedarik edilmesini sağlamak.
 Şirket santraline bağlı telefon trafiğini yönetmek ve postalama, kargo, faks, vb. haberleşme hizmetlerini yürütmek.
 Çalışma yapılan tüm işlerle ilgili iç koordinasyonun sağlanması için tüm işlemlerin yazılı ortamda, e-posta yolu ile gerçekleşmesini sağlamak.
 Telefon ve e-posta yolu ile şirkete ulaşan müşteri ve kurumların iletişim bilgilerini kaydetmek ve güncel tutmak.
 Yönetici ve personeller için yurt içi ve yurt dışı seyahat işlemlerinin takibi ve vize işlemlerini gerçekleştirmek ilgili kişiye bilgilendirmelerde bulunmak.
 Ön Muhasebe işlemleri kapsamında muhasebe departmanına destekte bulunmak.
 Satın alma prosedürüne uygun hareket ederek basit satın alma işlemini gerçekleştirmek.
 Ofisin kırtasiye ihtiyaçlarını tedarik etmek, faks, fotokopi, telefon, bilgisayar gibi ofis araç gereçlerinin arızalanması halinde ilgili kişilerle iletişim kurmak ve süreci takip etmek.
 Satın alma faaliyetleri ile ilgili gerçekleştirdiği basit satın almalar için her türlü kayıt, bilgi, rapor ve dokümanları muhafaza etmek.
 Sorumluluk alanındaki tüm işlerin, dosyalama ve arşivleme süreçlerini yürütmek.
 Ofis demirbaşlarının garanti belgelerini dosyalamak