Şirket Aracını Kimler Kullanılabilir?

Şirket araçları, günümüz iş dünyasında firmaların faaliyetlerini hızlandırmak, operasyonel verimliliği artırmak ve maliyetleri optimize etmek için vazgeçilmez unsurlar arasında yer almaktadır. Ancak “Şirket aracını kimler kullanabilir?”, “Şirket aracını başkası kullanırsa ne olur?” gibi sorular, hem işverenler hem çalışanlar arasında sıkça gündeme gelmektedir. Bu yazımızda, şirket araçlarının yasal olarak kimler tarafından ve hangi şartlarda kullanılabileceğini, olası riskleri, cezai durumları ve dikkat edilmesi gereken önemli noktaları tüm detaylarıyla ele alacağız.

Şirket Aracı Kullanımının Önemi ve Artan Talep

Gelişen iş hayatı ve büyüyen şirket yapıları, şirket araçlarını zorunlu bir ihtiyaç haline getirmiştir. Özellikle saha satış ekipleri, servis hizmetleri ve lojistik operasyonlarında şirket araçları, iş süreçlerinin aksamadan devam etmesini sağlar. Üstelik araçların şirket üzerine kayıtlı olması, vergi avantajları sayesinde şirketlere önemli ekonomik faydalar da sunar. Bu yüzden araçların doğru ve yasalara uygun biçimde kullanımı şirketler için hayati önem taşır.

Bu da ilginizi çekebilir:Şirket Aracı Muayenesi İçin Gerekli Evraklar Nelerdir?

Şirket Aracı Kullanımına İlişkin Yasal Düzenlemeler

Türkiye’de şirket araçlarının kullanımı, başta 4857 Sayılı İş Kanunu, Karayolları Trafik Kanunu ve Sosyal Güvenlik Kanunu kapsamında düzenlenmektedir. Önemli bir husus da, araçların şirketle resmi bağı bulunan, yani sigortalı çalışan personel tarafından kullanılması gerektiğidir. Aksi halde, şirket bu kullanım nedeniyle ağır mali yaptırımlarla karşılaşabilir.

Şirket Aracı Kullanımı ve Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) Riskleri

Şirket aracını sigortalı olmayan bir kişinin kullanması halinde;

• Trafik denetimlerinde sürücünün SGK kaydı incelenir.
• Sürücünün şirketle ilişkisi olmadığı tespit edilirse SGK, firmaya yüksek miktarda idari para cezası keser.
• Bu cezalar hem maddi kayıplara yol açar hem de şirket itibarını zedeler.

Bu nedenle, şirketlerin araç kullanımını kesinlikle kayıtlı çalışanlarla sınırlandırması gerekmektedir.

Şirket Aracını Kimler Kullanabilir? Detaylı Liste

1. Şirket Sahipleri ve Kurucu Ortaklar

Şirketin sahibi veya kurucu ortağı olan kişiler, şirket aracını kullanmaya tam yetkilidir. Bu durum özellikle az sayıda çalışanı olan şahıs şirketlerinde yaygındır. Şirket sahiplerinin araçları hem iş amaçlı hem de çoğu zaman özel kullanımlarında yasal engel bulunmamaktadır. Ancak özel kullanımda vergi avantajları ve maliyetler açısından bazı sınırlandırmalar olabileceği unutulmamalıdır.

2. Sigortalı ve Kayıtlı Çalışan Personel

Şirket tarafından sigortalı olarak istihdam edilen personel, şirket aracını kullanmakla yükümlü ve yetkilidir. Ancak burada dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, araçların tahsis edildiği kişilerin açık şekilde belirlenmesi ve bu kişilerin şirketle iş akdine sahip olmasıdır.

• Araç sadece belirlenen personel tarafından kullanılmalıdır.
• İş dışı kullanımda şirket politikaları net olmalıdır.
• Vardiyalı çalışma sistemlerinde kullanım saatleri esnek olabilir.

3. Şirketin Kurucu Ortakları ve Hissedarları

Sermaye payı büyüklüğüne bakılmaksızın şirketin ortağı olan kişiler de şirket aracı kullanımında hak sahibidir. Ortakların araçları kullanması yasal açıdan engellenemez, ancak bu kullanımın da iş sözleşmeleri ve şirket politikaları kapsamında düzenlenmesi önerilir.

Bu da ilginizi çekebilir:Şirket Aracı ile Yapılan Kazada Masrafı Kim Öder?

Şirket Aracını Başkasının Kullanması Mümkün Müdür?

Genel yasal çerçevede, şirket araçlarının şirket dışından kişiler tarafından kullanılması önerilmez ve çoğu zaman yasalarca engellenmiştir. İşveren kararıyla verilen izinler dahi aşağıdaki riskleri taşıyabilir:

• Kaza Durumunda Şirketin Yükümlülüğü: Şirketle bağı olmayan bir sürücünün kullanımı sonucu oluşacak kazalarda, tazminat ve hukuki sorumluluklar şirketi zor durumda bırakabilir.
• Trafik Cezaları ve SGK Denetimleri: Araç sürücüsünün SGK kaydı bulunmadığında, cezalar şirkete kesilir.
• Sigorta Kapsamı: Sigorta poliçeleri, aracın kayıtlı sürücüsü dışındaki kişilerin kullanımını kapsamayabilir, bu da şirketin zarara uğramasına yol açar.

Şirket Aracı Kullanımında Riskler ve Önlemler

Riskler:

• Şirket dışı kişilerin kullanımı halinde şirketin yüksek ceza ve vergi yükümlülükleri doğması
• Trafik kazası ve sigorta sorunları
• Araç bakımı ve kullanımın kontrol edilememesi nedeniyle operasyonel aksaklıklar
• Şirket içi disiplin ve güvenlik problemleri

Alınması Gereken Önlemler:

• Kullanım Sözleşmeleri: Şirket araçlarını kullanacak personel ile açık ve yazılı sözleşmeler yapılmalıdır.
• Araç Kullanım Politikası: Mesai saatleri, iş dışı kullanım ve araç paylaşımı hakkında net kurallar belirlenmelidir.
• Düzenli Denetim ve Takip: Araçların bakım, muayene ve kullanımının periyodik olarak kontrol edilmesi.
• Sigorta Kapsamı: Araç sigortalarının sürücü kapsamının detaylı şekilde belirlenmesi.

Şirket Aracının İş Dışı Kullanımı

Birçok şirket, araçların iş saatleri dışındaki kullanımı konusunda kendi politikalarını oluşturur. Kimi şirketler araçların sadece mesai saatlerinde kullanılmasına izin verirken, vardiyalı veya esnek çalışma sistemlerinde günün her saatinde araç kullanımına izin veren firmalar da bulunmaktadır. Burada kritik nokta, bu kuralların net olarak yazılı hale getirilmesi ve çalışanların bilgilendirilmesidir.

Şirket aracını aile bireylerim kullanabilir mi?
Yasal olarak şirket dışı kişiler tarafından araç kullanımı risklidir ve cezai yaptırımlara yol açar. Aile bireyleri de SGK kaydı yoksa aracın kullanımı önerilmez.

Şirket aracı için vergi avantajları nelerdir?
Şirket araçları, kurumsal gider olarak vergiden düşülebilir ve KDV avantajları sağlar. Ancak araçların iş amaçlı ve yasal çerçevede kullanılması şarttır.

Şirket aracı sigortası tüm sürücüleri kapsar mı?
Hayır, sigorta poliçeleri genellikle sadece şirketin kayıtlı ve yetkili sürücülerini kapsar. Yetkisiz sürücülerle yapılan kazalar sigorta kapsamı dışında kalabilir.

Şirket aracı iş dışı kullanılabilir mi?
Bu konu şirketin iç politikalarına bağlıdır. Bazı firmalar sadece iş saatlerinde kullanım izni verirken, bazıları vardiyalı sistemlerde günün her saati kullanım hakkı tanıyabilir.

Şirket aracı sigortası kimleri kapsar?
Şirket aracı sigortası, aracın şirket adına kayıtlı olması nedeniyle esasen şirket çalışanlarını kapsar. Ancak sürücünün SGK kaydı ve aracın sözleşmeli kullanımı sigortanın geçerliliği için önemlidir.

Şirket araçları, işletmeler için hem işlevsel hem de ekonomik anlamda büyük önem taşır. Ancak bu araçların kimler tarafından ve nasıl kullanılacağı konusu hem yasal sorumluluklar hem de şirket güvenliği açısından kritik bir konudur. En doğru yaklaşım, şirket araçlarının sadece SGK kaydı bulunan sigortalı personel ve şirket sahipleri tarafından kullanılmasıdır. Bunun dışındaki kullanımlar ciddi cezalar ve riskler doğurabilir.