E-Arşiv Fatura İptali Nasıl Yapılır?

Elektronik faturalandırma ile birlikte kâğıda basılı fatura kullanan işletmelerin sayısı azalırken, işletmelerin muhasebe süreçlerinde faturalar artık dijital ortamda kesilebilir. E-ticaret platformları ile e-Fatura entegratörlerinin sistemlerinin entegre olması sayesinde, e-ticaret satışlarının e-arşiv faturaları ve e-faturaları da otomatik olarak oluşturulabilir.

Sürdürülebilir bir dünya için kâğıt israfını önlemek ve iş süreçlerini hızlandırmak için tercih edilen e-arşiv fatura ve e-fatura sürecinde bazen fatura iptali söz konusu olur. Peki, bu işlemler nasıl yapılır, e arşiv fatura iptali süresi ne kadardır ve bu iptal işlemleri nasıl gerçekleştirilir?

E-Fatura İptali

E-fatura, elektronik ortamda oluşturulan, iletilen ve muhafaza edilen bir fatura türüdür. Ancak, yanlış bilgi içerdiği durumlarda iptali gerekebilir. E-fatura iptali, faturanın oluşturulduğu platform üzerinden gerçekleştirilebilir.

e-Faturalara elektronik ortamda iptal/itiraz işlemi yapılabilmesi için; e-Faturayı düzenleyen satıcı veya duruma göre alıcı tarafından e-Fatura İptal/İtiraz Portalı[1] üzerinden iptal/itiraz talebi oluşturulması gerekir. İptal/itiraz taleplerine ilgili faturanın alıcısı/satıcısı tarafından onay verilebildiği gibi, karşı tarafın onaylama zorunluluğu bulunmamaktadır.[2]

GİB E-Fatura İptali

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) E-Fatura İptal/İtiraz Portalı’nı kullanmak için işletmenin USB’ye takılan e-imza cihazını bilgisayarının USB portuna takılmış olması ve EFaturaWebSocket.jnlp[3] adlı Java elektronik imzalama aracı uygulamasını çalıştırmış olması gerekmektedir. İmzalama aracı uygulaması bilgisayarınızda yoksa GİB’in portallerinin ana sayfasındaki linkten indirilebilir. İşlemler süresince e-imza cihazının USB portundan çıkarılmaması ve Java imzalama aracı uygulamasının arka planda çalışıyor olması gerektiği unutulmamalıdır. Java üzerinde çalışan imzalama aracı yazılımı çalıştırıldığında GİB tarafından hazırlanmış olan portalların listesi bilgisayarın localhost’unda açılan bir web sayfasında listelenir.

Bu listede yer alan linklere tıklanarak ilgili portallere geçiş yapılabilir. E-imzalama aracı desteği ile erişilebilecek portallar şunlardır:

• E-fatura Portal uygulaması
• E-defter Portal uygulaması
• E-bilet Portal uygulaması
• E-arşiv Portal uygulaması
• E-fatura İptal/İtiraz Portal uygulaması

GİB e-fatura İptal/İtiraz Portal uygulamasına giriş yapılarak fatura iptal talebi oluşturulabilir, Daha önce oluşturulan iptal taleplerinin durumları görülebilir veya adınıza gelen fatura iptal taleplerine onay verebilirsiniz. Ayrıca adınıza kesilen faturalar için itiraz talebi oluşturabilir, daha önce yapmış olduğunuz fatura itiraz taleplerinin durumlarını görebilir veya sizin kesmiş olduğunuz faturalar için adınıza gelen itiraz taleplerine onay verebilirsiniz.

Temel E-Fatura Nasıl İptal Edilir?

Ticari Fatura Senaryosu dışında düzenlenen e-faturalar ile ilgili olarak, e-fatura İptal/İtiraz Portali aracılığı ile e-faturaya taraf mükelleflerin, e-faturanın alıcısına iletildiği tarihten itibaren 8 günlük süre içerisinde mali mühür ya da elektronik imzalarını kullanmak suretiyle, iptal talebi oluşturmaları mümkündür. Ayrıca yine aynı portal üzerinden, kendilerine iptal talebi iletilen e-faturalara ilişkin iptal taleplerini onaylayabilmeleri de mümkündür. Ancak 8 günü aşan sürelerde sistem, talep oluşturulmasına ya da talebin onaylanmasına imkan vermemektedir. Temel Fatura Senaryosu’nda, hem itiraz bildirimi, hem iptal uygulaması için alıcı veya satıcı tarafından talep başlatılabilir.

Ticari E-Fatura Nasıl İptal Edilir?

Ticari Fatura Senaryosu’nda düzenlenen faturalara, faturanın alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 günlük süre içinde, kullandığınız e-fatura sistemi içinden reddet komutuna tıklayarak, red uygulama yanıtı reddedebilirsiniz. Ya da harici yöntemlerle (Türk Ticaret Kanunu (TTK) 18/3’te belirtildiği üzere noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile) de itiraz yapılabilir. Ticari Fatura Senaryosu’nda, sadece itiraz bildirim uygulaması için alıcı veya satıcı tarafından talep başlatılabilir.

E-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir?

Peki e-arşiv fatura iptali nasıl yapılır? E-arşiv fatura iptali iki yöntemle yapılabilir. e arşiv portal fatura iptali GİB portal yöntemini kullanan e-arşiv fatura kayıtlı kullanıcısı olan mükellefler mali mühür/elektronik imzaları ile GİB Portal Uygulamasına giriş yaparak İptal/İtiraz Taleplerini görüntüleyebilirler ve kabul edebilirler. Başka işletmeler tarafından kendi adına düzenlenen e-arşiv fatura iptali gib belgeleri de yine e-arşiv portalda görüntüleyebilirler ve e-arşiv fatura iptali için e-arşiv fatura iptal talebi oluşturabilirler. e-arşiv fatura iptali onaylama işlemi ise karşı taraf tarafından yapılır ya da reddedilebilir.

Peki diğer yöntemle e-arşiv fatura iptali nasıl yapılır? Özel Entegratör ve Entegrasyon Yöntemini kullanan mükellefler ile kayıtlı e-Belge kullanıcısı olmayan (5000/30000 TL üzeri belgeleri GİB portaldan düzenleyen) mükellefler ise İnteraktif Vergi Dairesi (İVD) kullanıcı kodu ve şifreleri ile 5.000 TL ve 30.000 TL e-arşiv fatura portalına giriş yaparak kendilerine düzenlenen e-Belgeler için “İptal Talebi” oluşturabilirler.[4] E-arşiv fatura iptali onaylama işlemi de karşı taraf tarafından gerçekleştirilir.

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura En Kolay Nasıl İptal Edilir?

E-fatura ve e-arşiv fatura en kolay şekilde GİB onaylı entegratör şirketlerin uygulamaları veya muhasebe uygulamaları üzerinden yapılabilir. Çünkü entegratörden hizmet alan vergi mükellefleri, Mali mühür veya e-imza cihazına sadece entegratörün sisteminde hesap açılışı ve kurulumun yapılması esnasında ihtiyaç duyarlar. Daha sonra sadece kullanıcı adı ve parolaları ile entegratörün sistemine veya muhasebe yazılımına giriş yaparak tüm işlemleri gerçekleştirebilirler.

E-Arşiv Fatura İptal Süresi Geçerse Ne Olur?

E-arşiv faturanın iptal süresi, alıcısına iletildiği tarihten itibaren 8 gündür. Bu bilgiyi aynı zamanda geriye dönük e-arşiv fatura iptali için izin verilen sürenin en fazla 8 gün olduğu şeklinde de değerlendirebilirsiniz. Yani yanlış bilgiler içeren e-arşiv faturaların her durumda iptal işlemi bu 8 günlük süre içinde yapılmalıdır. 8 günü geçen e-arşiv fatura iptali süresi içinde yapılmadığı için bu durumlarda alıcı bir vergi mükellefi ise satıcıya bir iade faturası kesmelidir. İade faturası satıcıya ulaştıktan sonra doğru bilgilerle yeniden bir fatura düzenlenip alıcıya iletilebilir.