Ön Muhasebe Nedir, Nasıl Yapılır?

Şirketlerin finansal analizleri için hayati bir öneme sahip olan ön muhasebe, yenisinden eskisine her firma için gerekli bir çalışma alanıdır. Ön muhasebe şirketin mali işlerini yöneterek, gelir ve gider takibinin orantılı bir şekilde ilerlemesini sağlar. Bu sayede şirket gelir ve gider analizini takip ederek, şirketinin geleceği için alacağı kararlara bu doğrultuda yön verebilir. Örneğin; kâr eden firmalar büyümeye, zarar edenler ise küçülmeye gidebilir. Bunun yanı sıra stok takipleri ile alıcının talepleri doğrultusunda, üretim sayıları ile ilgili düzenleme yapılabilir ya da yeni pazarlama stratejileri geliştirilebilir. Şirketin gelişimi ve devamlılığı için bu gibi birçok avantaja sahip olan ön muhasebe, birçok kişi tarafından da merak edilir. Ön muhasebe nedir ne iş yapar? diye merak ediyorsanız, bu yazıyı okumaya devam edebilirsiniz.

Ön Muhasebe Nedir?

Ön muhasebe, bir şirketin en önemli çalışma alanlarından biridir. Aynı zamanda genel muhasebenin de bir alt dalı olarak kabul edilir. “Ön muhasebe ne iş yapar?” sorusuna kısa bir cevap vermek gerekirse; ön muhasebe, şirketin finansal verilerini takip edildiği departmandır. Fatura düzenlemek, vergi ödemelerini tahsil etmek, stok ve nakit akışı takibi yapmak gibi birçok işlem ön muhasebe elemanının sorumlulukları arasındadır.

Ön Muhasebe İşlemleri Nelerdir?

“Ön muhasebe nedir” sorusunun cevabını daha iyi anlayabilmek için öncelikle bu departmanın yaptığı ya da yapması gereken işlemleri incelemek gereklidir. Her şirkete göre değişiklik gösterse de genel olarak bir ön muhasebenin işlemleri şu şekilde sıralanabilir:

• Fatura Düzenleme ve İletme: Mal ya da hizmetin teslim edildiğine dair bir kanıt niteliği taşıyan faturalar ön muhasebe tarafından takip edilerek, korunur.
• Stok Durumunun Takibi: Daha satışı yapılmamış, depoda bekleyen malların giriş ve çıkışları da ön muhasebe tarafından tutulmalıdır. Bu bağlamda azalan mallar için üretim talebi oluşturma ya da son kullanma tarihi geçmiş ürünleri stoktan çıkarma işlemlerinin hepsi ön muhasebenin sorumluluğundadır.
• Çalışanların Aylık Maaş Takibi: Ön muhasebe işi nedir dendiğinde ilk akla gelenlerden biri maaş takibidir. Personelin o ay ne kadar çalıştığı, ne kadar maaş alacağı ve maaşından yapılması gereken yasal kesintilerin olup, olmadığı ön muhasebe elemanı tarafından hesaplanır.
• Banka Takibi: Ön muhasebe işletmenin banka ile tüm alacak ve verecek ilişkisini takip eder. Aynı zamanda ödemeleri zamanında ve eksiksiz şekilde gerçekleştirerek, faturalandırır.
• Çek ve Senet Takibi: Ön muhasebe çalışanı işletmenin çek ve senet girişlerini kaydeder. Böylelikle ödenecek miktarı ve zamanı takip ederek, ödemeleri eksiksiz bir şekilde gerçekleştirir.

Ön muhasebenin yaptığı tüm bu işlemler, “Ön muhasebe elemanı nedir ve ne işe yarar?” sorusuna da cevap niteliğindedir.

Ön Muhasebe Nasıl Tutulur?

Birçok farklı ön muhasebe tutma yöntemi mevcuttur. “Ön muhasebe nedir nasıl yapılır” sorularına üç farklı cevap verebilmek mümkündür. Ön muhasebe yapmanın en eski ve geleneksel yöntemlerinden biri defter tutmaktır. Bu yöntemde, yapılan tüm işlemler deftere kaydedilir. Fakat defterin kaybolma ya da yırtılması sonucunda tüm verilerin kaybolma olasılığı bulunduğundan, pek fazla tercih edilmez. Muhasebe tutmak için tercih yollardan bir diğeri de Excel’dir. Tüm verileri Excel’e işleyerek hem daha kolay bulabilir hem de uzun süre saklayabilirsiniz. Fakat büyük şirketlerdeki karmaşık veriler için kimi zaman Excel yöntemi de yetersiz kalabilir. Bu gibi durumlarda ise online muhasebe programlarından yararlanmanız tavsiye edilir. Hata payının en aza indiği dijital uygulamalar ile tüm verilerinizi hesabınıza kaydederek, şifre ile güvenceye alabilirsiniz.

Ön Muhasebe Tutmanın Avantajları Nelerdir?

Ön muhasebe her şirket için birçok büyük avantaj sağlar. Sağladığı bu avantajlar şu şekilde sıralanabilir:

• Şirketin her fatura hareketi titiz bir şekilde incelendiğinden kâr ve zarar oranı kolaylıkla değerlendirilebilir.
• Şirketin sahip olduğu nakit paraya uygun olarak, ödemeler ve alacaklar düzenlenir.
• Ürünün stok takibine bağlı olarak, satışlar planlanır.
• Geciktiğinde yasal olarak sorunlar oluşturacak vergi, banka, çek ve senet ödemeleri takip edilerek, vaktinde yatırılır.
• Bu avantajlardan yararlanmak isteyen şirketler ön muhasebe alanında ilan vererek, alanında deneyimli elemanlar ile görüşebilirler.

Kimler Ön Muhasebe Tutar?

Ön muhasebe elemanı olmak isteyen kişiler öncelikle üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun olmalıdır. “Ön muhasebe nedir nasıl öğrenilir?” sorusuna cevap olarak bazı özel eğitim kurumlar da örnek verilebilir. Bu alan hakkında eğitimler veren özel kursların derslerini başarı ile tamamlayıp, belgesini alan kişiler de ön muhasebe tutabilir. Bunların yanı sıra ön muhasebe tutacak olan kişinin, ünlü ve bilindik muhasebe programları; ayrıca MS Office hakkında da bilgi sahibi olmalıdır.

Ön Muhasebe Programında e-Fatura Gönderilir Mi?

E-fatura, yapılan alışverişin dijital ortamda onaylanmış halidir. Ön muhasebe programları, birçok farklı fonksiyona sahiptir. Bunlardan biri de e-fatura kolaylığıdır. Ön muhasebe programları üzerinden hızlı ve kolay bir şekilde e-fatura oluşturabilirsiniz.

Ön Muhasebe Programında e-Ticaret Entegrasyonu Var Mıdır?

Ön muhasebe programlarının bazılarında e-ticaret entegrasyonu mevcuttur. E- ticaret entegrasyonu sayesinde ön muhasebe işlemleri kolay ve hatasız bir şekilde gerçekleşir. Aynı zamanda farklı sitelerden yapılan satışları, ürün stoklarını ve diğer işlemleri tek bir ekran üzerinden yönetebilirsiniz. E-ticaret entegrasyonu ile tüm kargo işlemlerini de tek noktadan takip edebilmek olanaklıdır. Ayrıca uzaktan erişim sağlayarak, her an siteler üzerinde satışları inceleyerek, raporlama ve planlama yapabilirsiniz.

Ön Muhasebenin Genel Muhasebeden Farkı Nedir?

Ön muhasebe ve genel muhasebe bazen aynı meslek grupları olarak anlaşılsa da ikisinin yaptığı işler birbirinden farklıdır. Bu farkların anlaşılabilmesi için “ön muhasebe ve genel muhasebe nedir” sorusunun incelenmesi gereklidir. Bu iki meslek grubu arasındaki en temel fark yaptıkları işlemlerdir. Genel muhasebe şirket dışarısındaki işleriyle ilgilenirken; ön muhasebe fatura, stok ve cari hesaplama gibi şirketin kendi içerisindeki finansal akışı takip eder. Fakat bu iki meslek grubu farklı olsa da çalışırken büyük oranda birbirinden destek alırlar.

Muhasebeci ve Ön Muhasebeci Arasındaki Temel Farklar Nelerdir?

Muhasebeci ve ön muhasebeci birbiri ile bağlantılı işlemler yapsalar da temelde ilgilendikleri alanlar farklıdır. “Ön muhasebe ile genel muhasebe arasındaki fark nedir” diye sorarsanız da bu soruyu şu şekilde cevaplamak mümkündür:

• Ön muhasebe, genel muhasebenin de yararlanacağı şirket işi evraklar ile ilgilenir. Genel muhasebe ise devlet kurumlarına yapılacak bildirimler ile uğraşır.
• Ön muhasebe işletmenin gelir ve gider takibini yapar. Buna bağlı olarak alacak ve vereceklerin düzenlenmesini sağlar. Genel muhasebe ise ön muhasebenin gelir ve gider takip verileri ile daha kapsamlı bir analiz çıkarır.
• Ön muhasebe fatura kesimi ve bu faturaların sınıflandırılması ile ilgilenir. Genel muhasebe ise vergi takibi ve ödenmesi gibi alanlarda çalışır.

Ön Muhasebe Süreçlerinde Hangi İşlemler Yapılır?

“Ön muhasebe nedir ne yapılır?” sorularını anlayabilmek için öncelikle bu alanın hangi işlemler ile ilgilendiğine göz atılmalıdır. Her ön muhasebe elemanın ilgilendiği işlemler çalıştığı kuruma göre değişiklik gösterebilir. Fakat bu ön muhasebe elemanının genel olarak ilgilendiği işlemler; fatura düzenleme, çalışanların aylık bordro hesaplaması, stok durum, şirketin alacak, borç, nakit para, çek ve senet takipleri olarak sayılabilir.

Kasa Hesabı Takibi Nedir?

Ön muhasebe işlemlerinden biri olan kasa hesabı, şirketin giriş ve çıkışlarının kaydedildiği bir işlemdir. Bu işlemin hesap kodu ise 100’dür. Artışlar borç, azalışlar ise alacak olarak kaydedilir. Aktif karaktere sahip bir işlem olduğundan dolayı, her seferinde borç bakiyesi verir. Alacak bakiyesi ise hep sıfırdır. Ayrıca hem TL hem de döviz cinsinden hesaplamalar yapılabilir. Fakat üçüncü kişilerden alınan çekler, kaydedilmez. Alınan çek, senet, banka tahsili, avans gibi işlemler hesabın borç hareketlerine eklenmelidir. Bankaya para yatırma, çek, senet ve satıcılara yapılan nakit ödemeler ise alacaklar kısmına işlenmelidir. Yıl sonunda değerlendirme için kasada genel bir sayım yapılır. Sayım ve değerlendirme sonrasında ise veriler, şirketin yıllık bilançosuna yansıtılır.

Stok Giriş-Çıkış Takibi Nedir?

İşletmeler satmak ya da ürünü hazırlarken tüketmek için gerekli olan malzemeleri fazladan alarak depoda stoklar. Tedarik edilen ya da üretilen bu malzemelerin, takibi ön muhasebenin en önemli işlemlerinden biridir. Düzenli aralıklarla ürünlerin sayılarının sayılması ve eğer varsa son kullanma tarihi kontrolünün yapılması stok takibi olarak adlandırılır. Stok takibinin asıl amacı kar oranını artırmak ve maliyetleri dengede tutmaktır. Stok takibi sayesinde müşterilerin dönemsel olarak en çok hangi ürünleri talep ettiği konusunda şirkete büyük bir bilgi verir. Bu sayede şirket de pazarlama stratejisinde gerekli geliştirmelere gidebilir. Ön muhasebe elemanları stok takibi yaparken, hata yapmaması adına bunun için geliştirilmiş uygulamalardan yardım alabilir. Varolan ürün miktarını ve satışları programa işleyerek, stokların otomatik takibi sağlanır.

Çek-Senetler Takibi Nasıl Yapılır?

Şirketin çek ve senetleri, en değerli belgelerden birdir. Bundan dolayı bu belgelerin düzenlenmesi, korunması ve takip edilmesi de ön muhasebe tarafından gerçekleştirilen önemli işlemlerden biridir. Ön muhasebe tüm çekleri ve senetleri takip ederek, ödenmesi gereken tüm borçları zamanında öder. Eğer bir şirketin çok fazla çek ve senet işlemi varsa bunun için özel geliştirilen programlardan da yardım alınabilir.

Müşteri (Cari) Hesabı Takibi Nedir?

Cari hesap, müşteri ve satıcı arasında gerçekleşen işlemlerin bir arada düzenlenmesine verilen isimdir. Şirketin hem alacak hem de vereceklerinin bir arada tutulması cari hesap ile mümkündür. Cari hesabın takibi şirketin ön muhasebe elemanları tarafından yürütülür. Cari hesap takibinin amacı şirketin geçmiş ve güncel ticari durumunu analiz etmektir. Bu sayede geleceğe dönük kararlar alırken, daha sağlam hamleler yapılabilir. Cari hesap yapılırken Excel ya da ön muhasebe programlarından yardım alınabilir. Excel üzerinden tablo ile tüm verileri işleyerek, analiz gerçekleştirebilirsiniz. Fakat daha büyük işletmeler için Excel yetersiz kalabileceğinden gelişmiş programlardan da yardım alınabilir.

En Kolay Ön Muhasebe Programı Hangisidir?

“Ön muhasebe nasıl yapılır?” sorusuna verilecek cevaplardan biri de programlardır. Ön muhasebe programları hem şirkete hem de çalışana pek çok avantaj sağlar. Fakat piyasada çok sayıda farklı muhasebe programları mevcuttur. Bunlar arasından en kolay ve uygunlarını seçmek için bazı püf noktalara dikkat edilmelidir. Öncelikle programın arayüzü sade ve kullanılabilir olmalıdır. İnternet tabanlı ve e-ticaret entegrasyonu bulunan bir uygulama olmasına da dikkat edilmelidir. Bu sayede zamandan ve mekandan bağımsız bir şekilde verilere her an erişim sağlayabilirsiniz. Ayrıca programın yüksek işlem hacmine karşı da esnek olması gereklidir. Bu püf noktaları göz önünde bulundurarak, kendiniz için hem yararlı hem de kolay bir ön muhasebe programı bulabilirsiniz.