Üst Düzey Yönetici Asistanı

Epsilon Bilişim

GENEL NİTELİKLER VE İŞ TANIMI
Bilişim, Emlak, Gıda, Eğlence ve Elektronik Sektörlerinde sektöründe faaliyet gösteren firmamızda görevlendirilmek üzere;

En az üniversite mezunu
Üst Düzey Yönetici Asistanlığı konusunda en az 5 yıl deneyimli,
Çok İyi derecede İngilizce bilen, tercihen 2. yabancı dil bilen
MS Office programlarını iyi düzeyde kullanabilen,
Sonuç odaklı, takip, planlama ve organizasyon becerisine sahip,
Ekip çalışmasına yatkın, yazılı ve sözlü iletişim kabiliyeti ile temsil yeteneği yüksek,
Diksiyonu düzgün, prezentabl,
Sistemli ve düzenli çalışmayı ilke edinmiş
Üst Düzey Yönetici Asistanı çalışma arkadaşı aramaktayız.

İşin Tanımı

Genel Müdür’ün yurtiçi ve yurtdışı seyahat organizasyonlarını, uçak bileti, otel rezervasyonlarını ve alım işlemlerini gerçekleştirmek.
Genel Müdür’ün pasaport ve vize alım işlemlerinin organizasyonunu sağlamak.
Genel Müdür’ün toplantı/görüşme organizasyonlarının uygunluklarının alımını ve takvim girişlerini gerçekleştirmek. Ajandalarını tutmak.
Yöneticisinin ihtiyaç duyduğu araştırma, rapor, metin ve sunumlar ile ilgili gerekli dokümantasyonu hazırlamak,
Yöneticisine gerekli olduğu durumlarda yazılı ve/veya sözlü çeviri yapmak( yabancı dil gerektiren durumlarda)
Gelen telefon, faks, mail trafiğini doğru, hızlı ve etkin bir şekilde yönetmek,gerektiğinde yazışmaları yapmak.
Şirket içerisindeki tüm çalışanlar ile koordineli olarak, yöneticisinin iş akışını oluşturmak.
Misafirlerin ziyaret programlarının oluşturulması, bu programa uyulması, karşılanması ağırlanması konusunda gerekli organizasyonları yapmak,
Toplantıları organize etmek ve toplantı kararlarını deftere işlemek.
Şirket içi düzenin korunmasını sağlamak, toplantı odalarının kontrollerini gerçekleştirmek.
Şirket içerisinde gerçekleştirilmekte olan projelerin takibini sağlamak.
Satış Birimi tarafından paylaşılmakta olan günlük,haftalık ve aylık çalışma raporlarının kontrollerini sağlar ve raporlarda yer alan çözümlenmesi gerekmekte olan maddeleri birim yöneticileri ile paylaşmak.
Şirketin info adresine gelen e-postaları ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.
Şirket içerisinde birimler arasında gerçekleştirilmesi gerekli görülen toplantıların organizasyonlarını gerçekleştirmek, birim yöneticilerini bilgilendirmek, toplantı tutanaklarını yazmak ve paylaşmak.
Toplantılarda alınan kararların gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin takibini yapmak, yönetime raporlamak.
Yönetim tarafından imzalanması gerek olunan sözleşme/evrak kontrollerinin ilgili birimler(hukuk-iç kontrol)tarafından yapılmasını sağlamak ve daha sonra imzalanması için onaya sunmak.
Gerektiğinde yurt içi veya yurtdışı seyahat /toplantılarda Yöneticisine eşlik etmek, her konuda asiste etmek.
Şirket ihtiyaçları doğrultusunda Yöneticisinin verdiği diğer işleri yürütmek.