Yönetici Asistanı / Ofis Yöneticisi

Horizon Yeminli Mali Müşavirlik A. Ş.

YÖNETİCİ ASİSTANI / OFİS YÖNETİCİSİ

Yeminli Mali Müşavirlik ofisimizde görev almak üzere; şirket yöneticisinin günlük iş ve ajanda organizasyonunu yürütecek, aynı zamanda ofisin tüm idari işleyişini koordine edecek, günlük ihtiyaçlarını takip edecek ve ofis düzeninin disiplinli, düzenli ve profesyonel biçimde sürdürülmesini sağlayacak tecrübeli Yönetici Asistanı / Ofis Yöneticisi aramaktayız.

Pozisyon; klasik yönetici asistanlığı görevlerinin yanı sıra ofisin günlük işleyişini bütünüyle sahiplenen ve yöneten bir çalışma anlayışına sahip, ofis yönetimi, satın alma, sözleşme ve evrak takibi, masraf belgelerinin koordinasyonu, kargo ve kurye işlemleri, dosyalama, misafir ağırlama ve ilgili birimlere operasyonel destek gibi ofisin günlük işleyişine ilişkin geniş bir sorumluluk alanını kapsamaktadır.

GÖREV VE SORUMLULUKLAR

• Şirket yöneticisinin günlük, haftalık ve aylık ajandasının yönetilmesi, toplantı ve randevularının organize edilmesi ve takibinin yapılması,
• Gelen telefon, e-posta, ziyaretçi ve toplantı trafiğinin düzenlenmesi ve gerekli koordinasyonun sağlanması,
• Ofisin günlük işleyişinin, düzeninin ve idari süreçlerinin takip ve koordine edilmesi,
• Ofis çalışanları ile yönetim arasındaki idari koordinasyonun sağlanması,
• Gerektiğinde ilgili birimlerin bilgi, belge, tablo, sunum ve raporlama çalışmalarına operasyonel ve idari destek verilmesi,
• Ofisin kırtasiye, sarf malzemesi, ikram, temizlik ve benzeri günlük ihtiyaçlarının belirlenmesi ve satın alma süreçlerinin yürütülmesi,
• Kargo ve kurye işlemlerinin organize edilmesi; gönderi ve teslimatların kayıt ve takibinin yapılması, gerektiğinde ilgili kişi ve birimlerle koordinasyon sağlanması,
• Gelen ve giden evrakların kayıt altına alınması, ilgili kişilere yönlendirilmesi ve sonuçlarının takip edilmesi,
• Sözleşme, yazışma, teklif, fatura ve diğer idari belgelerin fiziki ve elektronik dosyalama sisteminin oluşturulması ve düzenli şekilde yürütülmesi,
• Ofise gelen misafirlerin karşılanması, toplantı odalarının hazırlanması, toplantı öncesinde gerekli doküman, ekipman ve ikram düzeninin hazırlanması; toplantı sonrasında gerekli düzenin sağlanması,
• Ofisin genel tertip ve düzeninin sürekli olarak takip edilmesi; gerekli ihtiyaç ve eksikliklerin yönetime ayrıca bildirilmesine gerek kalmaksızın zamanında tespit edilerek giderilmesi,
• Yönetici tarafından verilen yazışma, belge hazırlama, toplantı organizasyonu ve benzeri idari işlerin yerine getirilmesi,
• Yönetici tarafından verilecek diğer idari ve organizasyonel görevlerin yerine getirilmesi.

ARANAN NİTELİKLER

• Yüksekokul veya üniversite mezunu,
• Tercihen 30–50 yaş aralığında,
• Yönetici asistanlığı, ofis yöneticiliği, idari işler veya benzeri pozisyonlarda en az 5 yıl tecrübeli,
• MS Office programlarını, özellikle Word, Excel ve Outlook'u iyi düzeyde kullanabilen,
• Ajanda, toplantı, randevu ve seyahat organizasyonu konusunda tecrübeli,
• Satın alma, tedarikçi ilişkileri, teklif toplama ve sipariş süreçlerini yürütebilecek,
• Masraf, fatura ve benzeri belgelerin düzenlenmesi ve muhasebe birimine aktarılması süreçlerine aşina,
• Sözleşme ve resmi evrak takibi konusunda dikkatli ve deneyimli,
• Fiziki ve elektronik dosyalama sistemlerine hâkim,
• Gerektiğinde rapor, tablo, yazışma ve sunum hazırlanmasına destek olabilecek,
• Planlama, organizasyon ve takip yeteneği güçlü,
• İşleri önem ve aciliyet sırasına göre önceliklendirebilen ve aynı anda birden fazla süreci düzenli biçimde yönetebilen,
• Disiplinli, düzenli, titiz, pratik ve çözüm odaklı,
• İnsan ilişkileri ve iletişim becerileri güçlü, güler yüzlü ve temsil yeteneğine sahip,
• Ofis çalışanları, müşteriler, misafirler ve tedarikçilerle profesyonel iletişim kurabilecek,
• Gizlilik ve mesleki sırların korunması konusunda yüksek hassasiyet gösterebilecek,
• Yeminli Mali Müşavirlik ofisinin gerektirdiği güven, gizlilik ve profesyonel çalışma disiplinine uyum sağlayabilecek,
• Uzun süreli ve istikrarlı çalışmayı hedefleyen,
• Tercihen İngilizce bilen,