e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

Dijitalleşen dünyada, işletmelerin mali süreçlerini daha hızlı ve güvenilir bir şekilde yönetebilmesi için e-fatura uygulaması büyük bir kolaylık sağlıyor. e-Fatura sistemine geçiş yapmak isteyen mükelleflerin başvuru sürecini eksiksiz ve doğru şekilde tamamlaması gerekiyor. Bu yazımızda, e-fatura başvurusunun nasıl yapılacağını adım adım ele alacağız.

e-Fatura Başvurusu İçin Gereken Belgeler

e-Fatura başvurusu yapmak isteyen mükellefler, tüzel kişi ve gerçek kişi olarak ikiye ayrılmaktadır. Başvuru sürecinde gerekli olan belgeler de buna göre değişiklik göstermektedir.

Tüzel Kişiler İçin Gerekli Belgeler

1.     Yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanmış "e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi"

2.     Yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanmış "Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi"

3.     Şirket kuruluş sözleşmesini içeren ticaret sicil gazetesinin noter onaylı nüshası (Unvan değişikliği yapılmışsa en son unvanın ilan edildiği ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği)

4.     Başvuru formuna imza atan yetkili kişilerin yetkili olduğunu gösteren noter onaylı imza sirküleri

Gerçek Kişiler İçin Gerekli Belgeler

1.     Yetkili kişi tarafından imzalanmış "e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi"

2.     Uygulamanın mali mühür ile kullanılmak istenmesi durumunda "Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi"

3.     Uygulamanın nitelikli elektronik sertifika (e-imza) ile kullanılmak istenmesi durumunda yazılı beyan

4.     Başvuru formuna imza atan kişinin yetkili olduğunu gösteren noter onaylı imza sirküleri

Not: Tüzel kişiler e-fatura başvurusu yapmadan önce mali mühür temin etmelidir. Gerçek kişiler ise mali mühür veya e-imza kullanabilir.

Bu da ilginizi çekebilir: Naylon Fatura Cezası Ne Kadar?

e-Fatura Başvuru Aşamaları

1. Adım: Mali Mühür Başvurusu

Mali mühür, e-fatura başvurusu yapacak tüzel kişilerin sistemde tanımlanmasını sağlar. Bu mühür, firmanızın gizliliğini ve güvenliğini koruyarak e-faturaların güvenli şekilde oluşturulmasına olanak tanır.

Mali mühür, Kamu Sertifikasyon Merkezi (KSM) üzerinden temin edilmektedir. Başvuru için şu adımları takip edebilirsiniz:

1. Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin web sitesine giriş yapın.
2. Tüzel kişi veya gerçek kişi seçeneğini seçerek başvuru formunu doldurun.
3. Formu doldurduktan sonra "Akıllı Kart ve Kart Okuyucusu" seçeneğini işaretleyin.
4. Onay butonuna tıklayarak ödeme adımına geçin.
5. Ödeme yaparken dekont açıklama kısmına "mali mühür başvuru no" yazmayı unutmayın.

Mali Mühür Ücretleri (2025)

Tüzel Kişiler İçin: 3 Yıllık Mali Mühür Sertifikası ve Kart Okuyucu: 1.440 TL (1.200 TL + KDV)

Gerçek Kişiler İçin: 3 Yıllık Mali Mühür Sertifikası ve Kart Okuyucu: 1.050 TL (875 TL + KDV)

2. Adım: Mali Mühür Kurulumu

Mali mühür, başvuru tamamlandıktan sonra 3-10 gün içinde adresinize ulaştırılır. Kurulum için şu adımları izleyebilirsiniz:

1. Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin Sürücü Yükleme Servisi sayfasına gidin.
2. İşletim sisteminizi seçin ve uygun sürücüleri indirin.
3. Kart okuyucunuzu bilgisayarınıza bağlayarak sürücüleri yükleyin.

Bazı kurumlar online başvuru yapamaz. Örneğin, yabancı ortaklı firmalar, adi ortaklıklar, kooperatifler gibi tüzel kişiler Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) üzerinden başvuru yapmalıdır.

3. Adım: GİB Üzerinden e-Fatura Başvurusu

Mali mühür kurulumunu tamamladıktan sonra, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın "E-fatura Canlı Ortam Başvuru" sayfası üzerinden başvuru yapabilirsiniz.

Başvuru sırasında aşağıdaki bilgileri girmeniz gerekecektir:

Mükellef Bilgileri: VKN veya TCKN, e-fatura yararlanma yöntemi, adres, iletişim bilgileri

Şirket Sorumlusu Bilgileri: Sorumlu kişinin adı, soyadı, TCKN, telefon ve e-posta bilgileri

Başvuru sırasında mali mührünüzün bilgisayara takılı ve çalışır halde olması gerektiğini unutmayın.

e-Fatura Kullanım Yöntemleri

Başvuru sırasında aşağıdaki 3 yöntemden birini seçebilirsiniz:

Portal Yöntemi: GİB tarafından ücretsiz olarak sunulan bir e-fatura sistemidir.

Entegrasyon Yöntemi: Şirketinizin kendi bilgi işlem sistemini GİB sistemine entegre etmesini sağlar.

Özel Entegrasyon Yöntemi: GİB tarafından yetkilendirilen özel entegratörler aracılığıyla e-fatura kullanabilirsiniz.

e-Fatura Başvurusunda e-İmza Kullanılabilir mi?

Gerçek kişiler ve şahıs şirketleri, e-fatura başvurusu sırasında e-imza kullanabilir. Çünkü e-imza, şahıs firmalarının ıslak imza niteliğindedir.

e-İmza Başvurusu İçin Gerekli Evraklar

Bireysel e-İmza İçin

• Geçerli kimlik belgesi (T.C. kimlik numarasının bulunduğu kimlik, pasaport veya ehliyet)
• e-İmza başvuru formu

Kurumsal e-İmza İçin

• Son 6 ay içinde alınmış faaliyet belgesi
• Geçerli kimlik belgesi
• İmza sirküleri fotokopisi
• e-İmza başvuru formu

e-İmza Ücretleri (2025)

• 1 Yıllık e-İmza: 900 TL (750 TL + KDV)
• 2 Yıllık e-İmza: 1.080 TL (900 TL + KDV)
• 3 Yıllık e-İmza: 1.260 TL (1.050 TL + KDV)