E-İrsaliye (E-Dispatch) Nedir? Nasıl Kesilir ve Saklanır?

Ticaretin dijitalleşmesi, işletmelerin hem operasyonel süreçlerini hızlandırmasını hem de vergi mevzuatına uygun hareket etmesini sağlıyor. Bu kapsamda e-irsaliye (elektronik sevk irsaliyesi), fiziksel kağıt irsaliyenin dijital versiyonu olarak öne çıkmaktadır. Özellikle ticari mal teslimi ve sevkiyat süreçlerinde güvenli, hızlı ve takip edilebilir bir çözüm sunmaktadır.

E-İrsaliye (E-Dispatch) Nedir?

E-irsaliye, mal veya hizmet sevkiyatında kullanılan ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) standartlarına uygun olarak elektronik ortamda düzenlenen bir belgedir.

Fiziksel irsaliye ile aynı hukuki geçerliliğe sahip olan e-irsaliye:

• Sevk edilen ürünün türünü, miktarını ve teslim tarihini kayıt altına alır
• Gönderici ve alıcı bilgilerini içerir
• Dijital olarak saklanır ve raporlanır

E-irsaliye, hem gönderici hem de alıcı tarafında süreçleri hızlandırır ve denetimlerde kolaylık sağlar.

Kimler E-İrsaliye Kullanmalıdır?

E-irsaliye kullanımı bazı mükellefler için zorunlu, bazıları için ise gönüllülük esasına dayalıdır.

Zorunlu kullanım durumları:

E-Fatura Kullanıcıları: E-fatura düzenleyen mükellefler, mal sevkiyatında e-irsaliye kullanmak zorundadır.

Belirli Sektörler: Gıda, tarım ve sanayi sektörlerinde faaliyet gösteren işletmeler için e-irsaliye zorunlu hâle gelmiştir.

Gönüllü Kullanım: Diğer işletmeler, dijitalleşmeyi tercih ederek e-irsaliye sistemine geçebilir.

E-irsaliye sayesinde, özellikle büyük ölçekli ticari işlemlerde kağıt yönetiminden kaynaklanan kayıplar ve hatalar ortadan kalkmaktadır.

E-İrsaliyenin Avantajları

E-irsaliye uygulaması, hem mali hem de operasyonel açıdan önemli avantajlar sunar:

Zaman Tasarrufu: Sevkiyat belgeleri elektronik ortamda dakikalar içinde oluşturulur.

Maliyet Avantajı: Kağıt, baskı ve arşivleme giderleri ortadan kalkar.

Güvenli Arşivleme: Belgeler kaybolmaz, zarar görmez ve dijital ortamda güvenle saklanır.

Hata Riskinin Azalması: Otomatik veri girişleri ile sevkiyat ve ürün bilgileri hatasız kaydedilir.

Kolay Denetim: GİB sistemine otomatik raporlama sayesinde denetimler hızlı ve şeffaf gerçekleşir.

Çevre Dostu: Kağıt kullanımının azalması sürdürülebilirlik açısından katkı sağlar.

E-İrsaliye Nasıl Kesilir?

E-irsaliye düzenleme süreci, GİB’in belirlediği standartlar çerçevesinde yürütülmektedir:

Başvuru ve Aktivasyon: Mükellefler, GİB’in e-Belge Portalı üzerinden e-irsaliye başvurusu yapar ve aktivasyon sürecini tamamlar.

Dijital İmzalama: Mali mühür veya nitelikli elektronik imza (e-imza) ile belge elektronik olarak imzalanır.

Belge Düzenleme: Gönderici, ürün bilgileri, alıcı ve sevk bilgilerini sisteme girerek e-irsaliye oluşturur.

Gönderici ve Alıcıya İletim: E-irsaliye, sistem üzerinden hem göndericiye hem de alıcıya elektronik olarak iletilir. Alıcı taraf, elektronik sistemi kullanamadığında belgenin çıktısı teslim edilir.

GİB Sistemine Raporlama: E-irsaliye, en geç ertesi gün GİB sistemine iletilir ve resmi kayıtlara işlenir.

E-İrsaliye Saklama ve Arşivleme Süresi

E-irsaliye belgelerinin dijital ortamda saklanması, hem Ticaret Kanunu hem de Vergi Usul Kanunu çerçevesinde düzenlenmiştir:

Ticari defter ve belgelerin saklama süresi: 10 yıl

Vergi mevzuatına göre asgari saklama süresi: 5 yıl

İşletmeler, e-irsaliye belgelerini elektronik ortamda güvenli bir şekilde arşivleyerek, olası vergi denetimlerinde ve ticari anlaşmazlıklarda kanıt olarak sunabilirler.

E-İrsaliye ile E-Fatura Arasındaki Farklar

E-Fatura: Satıcı tarafından alıcıya düzenlenir, her iki taraf da vergi mükellefidir.

E-İrsaliye: Gönderici tarafından düzenlenir, ürün sevkiyatını belgeleyen dijital evraktır.

Teknik fark: E-fatura anlık olarak iletilirken, e-irsaliye sevkiyat sırasında dijital kayıt ve raporlama sağlar.

E-irsaliye zorunlu olmayan işletmeler kullanabilir mi?
Evet, gönüllü olarak dijitalleşmek isteyen tüm işletmeler e-irsaliye kullanabilir.

E-irsaliye ile kağıt irsaliye arasındaki fark nedir?
E-irsaliye dijital, hızlı ve güvenlidir; kağıt irsaliye ise manuel süreç ve arşiv gerektirir.

E-irsaliye hangi süre içinde düzenlenmelidir?
Malın sevkiyatına ilişkin e-irsaliye, sevk tarihinden itibaren en geç 7 gün içinde oluşturulmalıdır.

E-İrsaliye (E-Dispatch), işletmelerin sevkiyat süreçlerini dijitalleştirerek hem yasal uyumu hem de operasyonel verimliliği artırır. Zaman ve maliyet tasarrufu, güvenli arşivleme ve hızlı denetim süreçleri ile modern ticaretin vazgeçilmez bir dijital aracı haline gelmiştir.

E-Fatura Geçişi Kimler İçin Zorunlu?

Tevkifatlı Fatura Nedir? Tevkifatlı Fatura Muhasebe Kaydı Nasıl Yapılır?

Proforma Fatura Nedir? Nasıl Düzenlenir?